Een cruciaal document dat op een belangrijk moment zoek is, een lijstje met ideeën of een overzicht van diverse interessante prospects dat niet meer teruggevonden wordt nadat een werknemer is vertrokken; het zijn voor veel mensen herkenbare incidenten.
Het aanbrengen van een goede structuur in de administratie is bij veel bedrijven dan ook een verwaarloosd onderdeel van de workflow. Wat zijn de meestvoorkomende problemen die gepaard gaan met een gedecentraliseerd en onoverzichtelijk informatiesysteem? En wat kun je hieraan doen?
Signalen van een onoverzichtelijk informatiesysteem
Er kunnen verschillende oorzaken en problemen ten grondslag liggen aan een chaotische administratie op een groot bedrijf. De 4 signalen die duiden op gedecentraliseerde informatie:
1. Oerwoud aan mappen en submappen
De talloze documenten die op dagelijkse en wekelijkse basis binnen jouw organisatie worden gemaakt, zijn inmiddels uitgedijd tot een ondoordringbaar oerwoud van mappen en submappen binnen je computersysteem.
2. Oude bestanden zijn niet of nauwelijks terug te vinden
Er worden automatisch nieuwe versies van bestanden over de oude opgeslagen. Dit kan heel vervelend zijn, zeker als meerdere personen hetzelfde document bewerken. Informatie die wordt verwijderd uit de oude bestanden is vervolgens heel lastig of zelfs helemaal niet meer terug te vinden.
3. Belangrijke informatie wordt op de verschillende en verkeerde plekken opgeslagen
Bij een gebrek aan mogelijkheden om de juiste informatie terug te vinden, laten sommige medewerkers belangrijke informatie op de mail staan, slaan ze belangrijke informatie op een persoonlijke, niet voor iedereen toegankelijke schijf op of gebruiken ze een USB-stick of eigen Dropbox.
4. Verschillen in werkwijze van verschillende bedrijfsonderdelen
Er bestaan vaak kleine verschillen tussen de werkwijze van verschillende bedrijfsonderdelen. Dit gaat soms ten koste van de efficiëntie, stroomlijning en onderlinge afstemming.
5. Informatie is opgeslagen met behulp van blockchaintechnologie
Transactionele informatie kan ook worden opgeslagen middels blockchaintechnologie. Dit vereist echter goede afspraken over welke informatie er wordt uitgewisseld en hoe de informatie wordt gestructureerd en vastgelegd. Doe je dit niet, dan heeft het delen van informatie geen waarde. Op dit moment is deze praktische toepassing er nog niet maar wellicht dat dit in de toekomst zal veranderen.
Gevolgen van een onoverzichtelijke administratie
Een ongeordende en onoverzichtelijke informatiestroom heeft op administratief vlak veel nadelige gevolgen voor jouw organisatie.
- Werknemers kunnen alleen vinden wat ze nodig hebben als ze het precieze pad naar een bestand kennen. Ze moeten dus precies weten waar een bepaald document staat of op zijn minst (een groot deel van) de bestandsnaam kennen. Dit proces wordt nog gecompliceerder als nieuwe bestanden met dezelfde bestandsnaam over een oudere versie zijn opgeslagen.
- Zeker bij het gebruiken van USB-sticks of andersoortige externe opslagmediums wordt de technische beveiliging van informatie en documenten gecompromitteerd. Zo ontstaat een risico op datalekken.
- Lastig vindbare of kwijtgeraakte documenten zorgen, zeker op de lange termijn, voor een financiële strop. Zelfs als een medewerker per dag maar een minuut of tien kwijt is aan het opsporen van een bestand, komt dat aan het eind van het jaar neer op vier tot vijf werkdagen. En dat is dus tijd die uiteindelijk niet effectief wordt besteed.
Orde in de chaos met een DMS
Gelukkig biedt digitalisering volop mogelijkheden om orde te brengen in gedecentraliseerde informatie. Een goede optie is het gebruiken van een documentmanagementsysteem (DMS). Dit stelt je in staat om alle documenten en informatie die binnen je bedrijf circuleren op te slaan in één systeem. Het systeem ondersteunt kleine Office-documenten (bijvoorbeeld Word- en Excel-bestanden), maar ook grote bestanden (zowel volledig digitaal als gescand).
Een modern DMS gaat uit van verregaande automatisering. Dit betekent dat het systeem zelf documenten op een logische manier kan ordenen op basis van kerngegevens zoals documenttype, auteur, thema en bestandsnaam. Zo is het zoekwerk definitief afgelopen en zijn documenten voortaan altijd gemakkelijk terug te vinden. Veel documentmanagementsystemen geven je zelfs de mogelijk om bestanden ook nog eens te voorzien van tags. Zo wordt het nog gemakkelijker om aan elkaar gerelateerde documenten in een handomdraai te vinden. Daarnaast biedt bijvoorbeeld Google Documents een functionaliteit die het mogelijk maakt om in een bepaald document te zoeken naar informatie in andere documenten.
Informatie is nooit meer zoek
Ook het verliezen van gegevens ten gevolge van versieverschillen is met een goed DMS een probleem uit het verleden. Via een functionaliteit als versiebeheer is het namelijk kinderspel om alle versies van een document te bewaren. Zo kun je eenvoudig informatie uit een oude versie van een bestand halen. Bovendien achterhaal je zo eenvoudig wie de documenten heeft bewerkt, zodat het gemakkelijker wordt om het hele wijzigingsproces in kaart te brengen.
Ook een goede audittrail, een controlespoor waarmee elke handeling naar de brondocumenten kan worden herleid en duidelijk wordt wie wanneer een document heeft ingezien en aangepast, is belangrijk voor het gestructureerd uitvoeren en vastleggen van administratieve processen.
Een goed documentmanagementsysteem helpt medewerkers dus optimaal bij hun werk. Met de juiste apps kunnen ze gegevens overal ter wereld benaderen (ook vanaf hun mobiele telefoon). Bovendien ordent het DMS automatisch de informatie die de werknemers in het systeem zetten. Daarnaast maken veel documentmanagementsystemen het ook mogelijk om gezamenlijke projecten op poten te zetten met mensen buiten de eigen organisatie. Documenten delen kan in zo’n geval middels een extranetportaal.
Conclusie
Je ziet het: het centraliseren en overzichtelijk maken van je bedrijfsadministratie met behulp van digitale hulpmiddelen, zoals een geavanceerd DMS, heeft legio voordelen. Werknemers weten wat ze waar kunnen vinden, terwijl er ook geen documenten meer zoekraken binnen het bedrijf. Door het rechtensysteem krijgt iedereen alleen toegang tot informatie die voor zijn functioneren noodzakelijk is. Hierbij is de AVG leidend als instrument om te bepalen welke gegevens door wie in te zien zijn.
Ook nieuwsgierig naar wat een documentmanagementsysteem voor jouw bedrijf kan betekenen? Neem dan gerust vrijblijvend contact met ons op. EsperantoXL beschikt over de benodigde ervaring en expertise als het aankomt op het bouwen en implementeren van digitale systemen en handige apps die jouw bedrijfsprocessen naar een hoger niveau tillen
