De situatie

Handmatige invoer van gegevens

De schadeafdeling van de provincie Zuid-Holland verwerkte alle informatie nog steeds in Excel. Wanneer iemand een schade probeerde te verhalen op de provincie, bracht dit een ingewikkelde administratieve stroom op gang. Schadeclaims werden handmatig van een schadeformulier of e-mail overgetypt. Dit was een inefficiënte manier van werken die veel tijd kostte en tot fouten leidde.

Omdat slechts één persoon tegelijk in het bestand kon werken, maakte elke medewerker eigen lijsten aan. Deze lijsten waren niet met elkaar gesynchroniseerd, waardoor het totaaloverzicht voor iedereen zoek was. Wanneer een collega ziek werd kon de rest van het team nauwelijks het werk overnemen, omdat zij geen idee hadden van de voortgang en status van bepaalde zaken

De uitdaging

Handmatige administratie automatiseren met passende software

Via een platform voor overheden en waterschappen kwam de Provincie Zuid-Holland erachter dat andere organisaties werken met geautomatiseerde systemen waarin schadezaken gemakkelijk kunnen worden bijgehouden en opgeslagen. Dit leek ook voor hen een noodzakelijke oplossing. Een van de grote uitdagingen was het koppelen van een nieuw te bouwen backoffice met bestaande systemen.

Het team van EsperantoXL werd ingeschakeld en kwam wekelijks bij de Provincie Zuid-Holland over de vloer. Door deze intensieve samenwerking kon EsperantoXL zo goed mogelijk inspelen op de wensen en bijsturen wanneer mogelijk. EsperantoXL maakte in een rap tempo een aantal demo’s, waardoor het team een beter beeld kreeg van de mogelijkheden. Toen al snel bleek dat ze op de goede weg zaten, is EsperantoXL al binnen een week begonnen met het realiseren van het systeem.

De oplossing

Een uitgebreide geautomatiseerde backoffice

Het team van EsperantoXL bouwde een backoffice op het Betty Blocks platform waarin alle informatie rondom schade en claims kan worden opgeslagen. Het systeem is veelzijdig. De medewerkers kunnen nu zien hoeveel schades binnengekomen zijn en doorlinken naar een dossier of formulier. Ze kunnen hun eigen zaken bijhouden, maar hebben ook inzicht in het werk van collega’s. Daarnaast werkt het schadeteam nu met actielijsten, waarin ze kunnen zien wat er per week moet worden afgehandeld.


Met het nieuwe systeem hebben medewerkers weer het overzicht terug en kunnen zij rapportages uitdraaien. Interne processen zijn gestroomlijnd, waardoor medewerkers meer tijd overhouden om zich te focussen op belangrijke taken en minder tijd kwijt zijn aan administratieve rompslomp.

Ilonka Boer-van den Adel – Juridisch beleidsondersteunend medewerker bij de Provincie Zuid-Holland

“Wij hadden zelf niet een goed beeld van hoe het systeem eruit zou moeten komen te zien, omdat wij al jaren op dezelfde manier werken. EsperantoXL luisterde heel goed naar de wensen van de gebruikers en stelde steeds exact de juiste vragen. Hierdoor konden ze de beste oplossingen bieden.”
pzh-screen.png

Het resultaat

Medewerkers zijn niet langer afhankelijk van Excelsheets. Met een complete backoffice worden gegevens verzameld en verwerkt, waardoor het gehele proces is geautomatiseerd. Iedereen heeft nu altijd een volledig overzicht.

Een technische koppeling zorgt dat programma’s op elkaar aansluiten. De API koppelt verschillende systemen aan elkaar, waardoor data gemakkelijk kan worden opgehaald en gesynchroniseerd met verschillende lijsten en systemen. Informatie hoeft nooit meer handmatig te worden overgetypt.

Het gebruiksvriendelijke systeem met veel handigheden zorgt ervoor dat de afdeling wordt ontlast, schadeclaims efficiënter kunnen worden afgehandeld en dat fouten kunnen worden voorkomen. Dit bespaart tijd en moeite voor iedereen.

Nu het nieuwe systeem in gebruik is genomen, wordt er een grote efficiëntieslag gemaakt bij de Eenheid Juridische Expertise en Handhaving. Het systeem bevalt zo goed, dat EsperantoXL is gevraagd om verder te gaan met het automatiseren van verschillende processen voor de Provincie Zuid-Holland.

EsperantoXL ontwikkelt razendsnel software op maat

Onze aanpak is vooral geschikt voor organisaties die flexibel moeten zijn in hun business en organisaties die processen willen automatiseren of verbeteren.

Ben je benieuwd naar wat Rapid Application Development kan betekenen voor jouw organisatie? We ontdekken graag samen met jou de mogelijkheden.

Gerelateerde Projecten

Itho Daalderop - Serviceapp

Monteurs die met een smartphone binnenklimaatapparaten in enkele seconden gebruiksklaar maken. Het kan nu met de nieuwe app voor Itho Daalderop. Lees hier hoe we dit gedaan hebben.

Provincie Zuid-Holland - Applicatie Financieel Toezicht

Gemeenten en gemeenschappelijke regelingen zijn verantwoordelijk voor hun eigen financiële huishouding. Het team Financieel Toezicht van de provincie Zuid-Holland heeft als taak om financieel toezicht te houden op deze organisaties binnen de provincie. Hiermee wordt beoogd een gezonde financiële situatie te bevorderen.

Robidus - Portaal Statusuitvraag

Robidus is een snel groeiend bedrijf en heeft steeds meer werkgevers en werknemers te bedienen in dit proces. Het oude systeem kon deze groei niet aan. In de zoektocht naar een toekomstgerichte oplossing kwam het team bij EsperantoXL terecht.

Gemeente Utrecht - Serviceportaal

De afdeling Vergunningen, Toezicht en Handhaving (VTH) van de Gemeente Utrecht maakte gebruik van een Facility Management Systeem. Deze voldeed echter niet aan de wensen. De hulp van EsperantoXL werd ingeschakeld.

Clean Air by Baker - Serviceapplicatie

CleanAir beschikt over een eigen serviceafdeling. Ervaren technici ondersteunen bij de validatie, kalibratie en laminaire flow-installaties. Deze technici controleren regelmatig of de werkbanken nog voldoen aan de gestelde eisen. Tijdens deze controle werden de metingen door monteurs met pen genoteerd.

Actief Werkt - Klant- en flexkrachtenportaal

Actief Werkt! schakelde de hulp van EsperantoXL in om een nieuwe app, inclusief klant- en flexkrachtenportaal, te realiseren. Ben je benieuwd hoe dit verliep? Lees snel verder!

Recreatieverzekeringen - Verzekeringsmodule

Om de vernieuwing van RecreatieVerzekeringen succesvol te maken, bouwde EsperantoXL in 3 weken een verzekeringsmodule. Benieuwd hoe dit proces is verlopen? Lees snel verder.

Contentkalender - Online versie van Contentkalender

Contentkalender.nl is via het software-ontwikkelplatform Betty Blocks terecht gekomen bij EsperantoXL. EsperantoXL zag al snel mogelijkheden in de doorontwikkeling van de template, waarop een voorspoedige samenwerking volgde.


toon alles