Efficiënt verkopen: het is een proces dat bij de meeste bedrijven hoog op de agenda staat. Toch zien we bij veel bedrijven dat het verkoopproces lang niet altijd snel en effectief verloopt. Hoe komt dat? En wat kunnen bedrijven concreet doen om het salestraject te stroomlijnen en te versnellen? In dit artikel laten we zien waar de belangrijkste problemen vandaan komen en hoe je ze kunt oplossen.

Verkoopprocessen bij de helft van de bedrijven inefficiënt

Maar liefst 55 procent van de Europese producenten vindt de eigen verkoop- en orderprocessen inefficiënt. Bovendien zijn de kosten van deze processen te hoog, leveren verkoopinspanningen te weinig op en is de foutmarge te groot. Dat blijkt uit een onafhankelijk, internationaal en in opdracht van Blue Martini Software uitgevoerd onderzoek onder marketing- en salesdirecteuren van 213 productiebedrijven.

Oorzaken slecht lopende verkoopprocessen

Maar welke oorzaken liggen nu ten grondslag aan het hierboven geschetste probleem? We zetten de belangrijkste voor je op een rij.

  1. Leads worden niet effectief benaderd

Het genereren van leads is een van de belangrijkste onderdelen van het verkoopproces. Persoonsgerichte marketing is de beste manier om goede leads te verzamelen en uiteindelijk een loyale klantenkring aan jouw bedrijf te binden. Maar lead nurturing kan ook een zeer tijdrovend proces zijn. Je moet contacten namelijk wel voldoende ‘warm’ houden, een proces dat vaak gepaard gaat met het versturen van veel mails en het maken van veel bel-uren.

Als het genereren van leads te veel tijd en moeite kost, gaat de effectiviteit verloren. Gelukkig kun je dit proces tegenwoordig flink vergemakkelijken door gebruik te maken van slimme applicaties en automatiseringssoftware. Deze digitale hulpmiddelen zetten automatisch leads uit en checken welke specifieke pagina’s van je webshop of -site een gebruiker bezoekt. Zo kun je een potentiële klant vervolgens ook toevoegen aan een andere lijst en verder inspelen op zijn interesses. Je kunt tevens rapportages genereren die dieper ingaan op belangrijke cijfers als de actuele verkooptrends en bezoekersaantallen per webpagina. Je stroomlijnt en verpersoonlijkt dus je verkoopstrategie, zonder dat je daarvoor harder hoeft te werken.

2. Werknemers besteden veel tijd aan repetitief werk

Een snel en efficiënt verkoopproces valt of staat met de aandacht die salesprofessionals en ondersteunend personeel aan hun kerntaken kunnen besteden. Bij veel bedrijven is een te groot aantal werknemers nog bezig met repetitieve en relatief geestdodende taken zoals het beantwoorden en doorsturen van mails, het kopiëren of scannen van documenten en het inboeken van facturen.

Gelukkig kunnen veel van deze taken uitbesteed worden aan werkrobots als je kiest voor Robotic Process Automation (RPA). RPA maakt het verkoopproces sneller en efficiënter omdat jouw werknemers en verkopers zich nu volledig kunnen focussen op waar ze echt goed in zijn: producten of diensten aan de man brengen.

administratie inefficient

3. Informatie is versnipperd en onoverzichtelijk

Een gebrekkige informatiestructuur staat bij veel bedrijven ook aan de basis van een traag verkoopproces. Die chaotische ordening van informatie wordt op verschillende manieren zichtbaar.

  • Informatie is versnipperd en op allerlei verschillende dragers opgeslagen. Denk aan mappen op computers, persoonlijke dropboxes en USB-sticks van individuele werknemers. Hierdoor is het voor personeel vaak moeilijk om een bestand te vinden of aan elkaar gerelateerde documenten snel met elkaar te vergelijken.
  • Door automatisch nieuwe versies van documenten over oude op te slaan, is mogelijk zeer belangrijke verkoopinformatie vaak niet meer terug te vinden.

Het is niet verwonderlijk dat de snelheid en efficiëntie van het verkoopproces een flinke knauw krijgen als vitale informatie niet snel en gemakkelijk opgespoord kan worden. Het is daarom handig om de hulp in te roepen van een documentmanagementsysteem (DMS) als je het salesproces binnen jouw bedrijf wilt optimaliseren. Een DMS biedt je de mogelijkheid om alle documenten en informatie die binnen je bedrijf circuleren op te slaan in één systeem.

Het systeem ondersteunt zowel kleine Office-documenten als grote informatiebestanden (zowel volledig digitaal als gescand). Een modern DMS gaat uit van verregaande automatisering. Dit betekent dat het systeem eigenhandig documenten op een logische manier kan ordenen door zich te richten op kerngegevens zoals documenttype, auteur, thema en bestandsnaam.

Je administratie is ouderwets en omslachtig

Een ouderwetse en tijdrovende administratie is vaak funest voor het momentum van de salesflow. Offertes die gebaseerd zijn op oude Office-sjablonen of het wegwerken van bergen papierwerk; het schiet allemaal niet op en haalt de vaart uit het verkoopproces. Breng allereerst eens nauwkeurig in kaart hoeveel tijd je salesteam stopt in papierwerk en handmatige data-invoer. Grote kans dat dit behoorlijk tegenvalt.

Blijkt de tijd die aan deze activiteiten wordt besteed werkelijkheid de achilleshiel van je verkoopproces te zijn? Haal dan zoveel mogelijk van dat werk van het bord van je werknemers en sleep het verkoopproces rechtstreeks de 21ste eeuw in door te automatiseren en digitaliseren waar dit maar eventjes mogelijk is. Rapid Application Development (RAD) geeft je de mogelijk om snel goede applicaties en systemen te ontwikkelen die het verkoopproces een significante efficiëntie- en snelheidsboost geven.  

Conclusie

Verkoopprocessen kunnen dus om verschillende redenen achterblijven qua snelheid en efficiëntie. Het goede nieuws is dat het huidige softwarelandschap volop mogelijkheden biedt om de prestaties van je salesafdeling te verbeteren. Slimme automatisering middels RAD en RPA zorgt er bijvoorbeeld voor dat je veel minder tijd kwijt bent aan repetitieve taken en het beheren van klantgegevens. Zo blijft er meer tijd over voor échte interactie met je klanten en krijgt het verkoopproces een nieuwe dimensie.

Wil je weten hoe je jouw verkoopprocessen kunt optimaliseren middels betere automatiseringsoplossingen? Neem dan gerust vrijblijvend contact met ons op. Dankzij onze expertise op het gebied van RAD en RPA brengen we jouw bedrijf binnen no-time in digitale topvorm!