6 signalen om een verouderd offerteproces nieuw leven in te blazen

Traditionele offertetrajecten zijn vaak behoorlijk arbeidsintensief en nemen veel tijd in beslag. Gelukkig is er een goede manier om offertetrajecten die qua tijd of geld flink in de papieren lopen, efficiënter en goedkoper te maken. Geautomatiseerde offertetrajecten, vaak aangeduid met de Engelse term tender management automation, bieden namelijk vaak uitkomst.

Maar hoe ziet zo’n geautomatiseerd traject er in de praktijk uit? En hoe weet je dat jouw organisatie toe is aan deze aanpak? Wij laten het zien aan de hand van een aantal voorbeelden.

Competitief klimaat

In het huidige, zeer competitieve zakenklimaat worden veel belangrijke projecten en diensten verkregen door inschrijving. Dit gebeurt meestal op basis van offertes waarin factoren als prijs, kwaliteit, expertise en beschikbaarheid een belangrijke rol spelen.

Een tender vereist veel werk van beide partijen. De partij die een dienst of product aanbiedt moet beschrijven hoe ze een probleem of bedrijfsvraagstuk willen aanpakken en laten zien welke diensten of producten uiteindelijk geleverd gaan worden. Daarnaast moet het bedrijf met een goede en marktconforme prijs komen.

Om competitief te zijn in het huidige economische klimaat en voldoende opdrachten binnen te halen, moet zowel het kwalitatieve als het financiële plaatje kloppen. Het bedrijf dat juist op zoek is naar een dienstverlener is weer veel tijd kwijt met het vergelijken van offertes en het in kaart brengen van de sterke en zwakkere kanten van de diverse partijen die meedingen naar de klus.

De kracht van tender management automation

Om offertetrajecten in goede banen te leiden en het overzicht te behouden, is het belangrijk om het tendermanagement te optimaliseren. Dit kan het beste worden gerealiseerd door middel van het automatiseren van offertetrajecten, een werkwijze die ook wel bekendstaat als tender management automation. We zullen hieronder enkele problemen en knelpunten van handmatige vormen van offerteverwerking bespreken en laten zien waarom tender management automation voor zowel de bieder als de inkoper de ideale oplossing voor deze problemen kan zijn.

Het offertetraject gaat gepaard met tijdsdruk

Het doorlopen en afhandelen van een offertetraject gaat vaak gepaard met een aanzienlijke tijdsdruk. Zeker als er veel offertes worden uitgebracht, staan de werknemers die verantwoordelijk zijn voor het beoordelen en doorlichten van de biedingen voor een arbeidsintensieve en pittige klus. De kans op fouten in het proces neemt zo toe. Een geautomatiseerd tendersysteem zorgt ervoor dat offertes foutvrij en binnen een zelfgekozen tijdsframe automatisch geselecteerd en bekeken kunnen worden. Dit stroomlijnt de administratieve kant van het offertetraject aanzienlijk.

Het opstellen van offertes kost veel tijd en moeite

Een goed tendermanagementsysteem stelt je ook in staat om offertes automatisch op te stellen. Dankzij kant-en-klare templates worden invulvelden en categorieën automatisch aangemaakt en hoef je deze rubrieken eigenlijk alleen nog maar in te vullen of te completeren. Een slim systeem maakt het ook mogelijk om bepaalde berekeningen te automatiseren. Zo reduceer je als biedende partij uiteindelijk effectief de tijd die jouw mensen kwijt zijn met het opstellen van offertes.

De ontvangst en opslag van offertes is onoverzichtelijk

Het ontvangen en verwerken van offertes verloopt bij een handmatig traject lang niet altijd optimaal. Veel bedrijven hebben bijvoorbeeld geen vaste plek waar alle offertes en de daaraan gerelateerde documenten consequent worden opgeslagen. Zo kan het voorkomen dat belangrijke documenten op verschillende plekken binnen het bedrijf rondzwerven. Denk aan de mailboxen van afzonderlijke werknemers, persoonlijke Dropboxen of een veelvoud aan gedeelde mappen.

Daarnaast is er ook nog het potentiële probleem van versiebeheer. Het gebeurt nogal eens dat nieuwe versies van een document over de oude heen worden opgeslagen. Niet handig, want zo kan waardevolle informatie verloren gaan. Het weer traceren van die oorspronkelijke informatie zorgt weer voor extra werkdruk en kosten.

Tender management automation rekent effectief af met de bovenstaande problemen. Een systeem of applicatie voor het automatisch afhandelen van offertes kan bijvoorbeeld prima worden uitgerust met een online portal dat binnenkomende offertes verzendt (met en zonder bijlagen), ontvangt en centraal verwerkt. Hiermee verklein je de kans dat offertes onzorgvuldig verzonden en in ontvangst worden genomen. Bovendien biedt zo’n portaal uitstekende kansen voor het optimaliseren van het versiebeheer binnen je bedrijf.

Een geautomatiseerd systeem voor het verwerken van offertes geeft je daarnaast de mogelijkheid om sleutelinformatie zoals foto’s, grafieken, cijfers en tabellen adequaat en op een centrale plek te verwerken. Goed nieuws dus voor de overzichtelijkheid van je informatiesysteem, vooral omdat je veel minder tijd kwijt bent met het zoeken naar belangrijke documenten en gegevens.

Een gebrekkig veiligheidsniveau

Hanteer je als bedrijf nog steeds een handmatig proces van offerteverwerking dat veel schakels kent? Dan neemt ook het risico op fouten toe. Dit brengt op zijn beurt weer een grotere kans op informatie- en veiligheidslekken met zich mee. Een tendermanagementsysteem geeft je legio veiligheidsopties en de mogelijkheid om toegang tot offertes te regelen met sterke paswoorden en veiligheidscertificaten.

Moeizame communicatieprocessen

Het handmatig verwerken en accorderen van offertes en offerte-aanvragen is bij veel bedrijven een nogal stroperig proces dat over veel schijven en langs diverse afdelingen en personen gaat. Dit maakt de communicatie tussen de bij het proces betrokken bedrijven vaak een moeizaam en tijdrovend proces. Je hebt het vast al eens meegemaakt dat het dagen duurt voordat je eindelijk eens de juiste persoon binnen een bedrijf aan de lijn hebt.

Een goed systeem voor geautomatiseerde offerteverwerking maakt het mogelijk om het hele proces – van aanvraag tot toekenning – te stroomlijnen en optimaliseren. Denk bijvoorbeeld aan automatische notificaties voor mensen die een rol spelen in het aanvraag- en verwerkingsproces of het toekennen van vaste rollen aan bepaalde medewerkers.

Hoge kosten

Het komt vaak voor dat een handmatig offertetraject onnodig duur is. Werknemers zijn veel tijd kwijt met routinematige handelingen, wat vaak leidt tot extra werkuren die niet per se noodzakelijk zijn. Bovendien leidt een handmatig offertetraject ook vaak tot extra papier- en materiaalgebruik. Door de repetitieve taken te automatiseren, bijvoorbeeld met behulp van Rapid Application Development (RAD) of Robotic Process Automation (RPA), kun je flink besparen op de kosten die gemoeid zijn met het verwerken van offertes.

Belangrijkste voordelen

Je ziet het: tender management automation vergemakkelijkt het verwerken van offertes en schept het overzicht en gebruiksgemak dat je met een handmatig systeem mist. We zetten de belangrijkste voordelen van een geautomatiseerd offertetraject nog even kort op een rijtje.

• Een tendermanagementsysteem stelt je in staat om het hele proces van offerteverwerking – dus van opstellen naar toekennen – te managen en structureren;
• Zowel de biedende partij als de betalende partij profiteert van een geautomatiseerde offerteverwerking;
• Via automatische notificaties kun je alle betrokkenen continu op de hoogte houden van veranderingen en de voortgang van het proces;
• Je bent minder tijd kwijt met het zoeken naar essentiële informatie en belangrijke documenten;
• Het vergelijken van offertes wordt gemakkelijker;
• Je kunt tenders uit het verleden gemakkelijk op één centrale plaats bewaren;
• Gevoelige informatie kan prima worden beveiligd. Hierdoor neemt de kans op informatielekken flink af.

Geautomatiseerde offerteverwerking met EsperantoXL

Ben je overtuigd van of wil je meer weten over de vele voordelen van een geautomatiseerd offertetraject? Neem dan gerust vrijblijvend contact met ons op. Wij hebben al veel bedrijven geholpen met het digitaliseren en automatiseren van hun bedrijfsprocessen, een stap die nodig is om in het huidige bedrijfsklimaat een goede concurrentiepositie te behouden.