Veel organisaties werken nog steeds met papieren formulieren, spreadsheets of Access-databases. Niet alleen is dit een tijdrovende, foutgevoelige en prijzige manier van data vergaren en verwerken, ook loop je het risico niet altijd over accurate en up-to-date informatie te beschikken. De oplossing? Digitaliseer je formulieren. En dat kan gemakkelijk en snel via no-code of low-code.

Formulieren, spreadsheets, werkbonnen…


.…enquêtes, rapportages, checklists: het zijn veelgebruikte bronnen voor informatievergaring binnen bedrijven en overheden. Hoewel we in het derde decennium van de 21e eeuw leven, gebruiken veel organisaties hier nog steeds papieren documenten of spreadsheets voor. Met no-code en low-code kun je razendsnel op maat gemaakte digitale applicaties voor formulieren bouwen, waarmee je informatie gemakkelijk verzamelt, verwerkt en op één plaats beheert.

De voordelen van digitale formulieren


Werken met digitale formulieren heeft een aantal voordelen. Omdat je informatie digitaal verzamelt en opslaat in een gecentraliseerde database – die op ieder moment en voor iedereen met de juiste rechten beschikbaar is – heb je one source of truth. Oftewel: iedereen kan altijd bij accurate en up-to-date informatie. De digitaal en gestructureerd opgeslagen gegevens kun je veel makkelijker raadplegen en integreren met andere data, waardoor je die data op mooie manieren kunt gaan gebruiken.

Laten we als voorbeeld een systeem nemen waarbij klanten ter controle een werkbon krijgen. Keurt een klant een werkbon goed? Dan is het eenvoudig om de bon direct door te sturen naar de financiële administratie en de daarbij aangemaakte factuur per e-mail naar de klant te verzenden. Willen we dit proces compleet maken? Dan bouwen we ook gelijk in dat automatische herinneringen worden verstuurd bij het uitblijven van betalingen.

Ten opzichte van formulieren op papier of in Excel zijn applicaties voor digitale formulieren ook veel minder foutgevoelig. De informatie hoeft namelijk niet nogmaals handmatig te worden ingevoerd in een systeem. Niet alleen dáárdoor bespaar je al een hoop tijd, maar ook doordat je informatie altijd centraal, actueel en correct voorhanden hebt. Zo is er minder overhead binnen het operationele proces zelf.

Bovendien is informatie op papier kwetsbaar: formulieren kunnen gemakkelijk kwijt of beschadigd raken. Digitale gegevens daarentegen kun je veel beter beveiligen en back-uppen. Tot slot: papieren formulieren zijn – om maar een understatement te gebruiken – niet erg goed voor het milieu.

Meer toepassingen van digitale formulieren


Digitale formulieren bieden ook meer toepassingsmogelijkheden. Zo kun je er een user interface omheen bouwen, waardoor het invoeren van gegevens gebruiksvriendelijker en minder foutgevoelig wordt. Dat kun je ook weer schalen voor mobiele apparaten, zodat het invoeren met ieder apparaat kan plaatsvinden.

Zijn je gegevens centraal opgeslagen? Dan kun je ze ook beschikbaar stellen voor aparte reporting- of business intelligence-systemen, gebruiken als input voor bijvoorbeeld datavisualisaties of dashboards en integreren met andere applicaties.

Applicatie als databron of nieuw doelsysteem


De informatie die wordt verzameld via digitale formulieren kan met een applicatie op basis van no-code of low-code automatisch worden georganiseerd, gevalideerd en opgeslagen. Zo’n applicatie kan op twee manieren worden geïmplementeerd. Hij kan uitsluitend als databron dienen, waarbij je hem integreert in de procesapplicatie in kwestie. Maar het is ook mogelijk dat de nieuwe app het hele doelsysteem vervangt.

Digitale formulieren met no-code of low-code


Bij no-code en low-code modelleer je op een visuele manier applicaties. Door deze drag-and-drop manier van softwareontwikkeling bouw je gemakkelijk digitale formulieren met de juiste logica, regels en validatiechecks. Hierdoor zijn no-code en low-code platformen uitermate geschikt voor Rapid Application Development. Dat is een vorm van agile softwareontwikkeling waarbij niet alles eerst van a tot zo wordt uitgedacht, maar waarbij zo snel mogelijk prototypes worden ontwikkeld om feedback te verzamelen.

Digitale formulieren op basis van no-code of low-code besparen je organisatie tijd en kosten. Rapid Application Development kan zelfs tot tien keer sneller zijn dan normale softwareontwikkeling. Vaak zijn er binnen de platformen templates beschikbaar voor gangbare situaties en kun je componenten hergebruiken voor het maken van nieuwe formulieren, waardoor je nóg sneller digitale formulieren maakt. Ondanks de ontwikkelingssnelheid hoef je bij no-code en low-code overigens geen concessies te doen op het gebied van functionaliteiten of veiligheid.

Meer dan alleen formulieren digitaliseren


Je kunt nog veel meer bereiken als je verder gaat dan alleen het digitaliseren van formulieren. Daarvoor moeten je werkprocessen slimmer, sneller en makkelijker worden. Niet alleen helpt EsperantoXL klanten bij het bouwen van no-code of low-code applicaties voor digitale formulieren, ook onderzoeken we hoe we de processen van klanten kunnen verbeteren.

Onze werkwijze is daarbij als volgt. Eerst gaan we aan tafel zitten met een klant en brengen we het huidige proces in kaart. Vervolgens kijken we of het proces veranderd kan worden, waarna we starten met het bouwen van een nieuwe applicatie. Dankzij onze uitgebreide consultancy-ervaring in combinatie met onze analytische kracht, kunnen wij feilloos werkprocessen herinrichten, applicaties op die processen afstemmen, systemen integreren en data structureren. Wij kijken continu waar het proces geoptimaliseerd kan worden om optimaal gebruik te kunnen maken van de nieuwe applicatie.

Digitalisering van werkbonnen voor Korenhof


De case Korenhof is illustratief voor onze werkwijze. Dit beton- en sloopbedrijf werkte nog met papieren werkbonnen, die handmatig werden ingevuld en verwerkt. Het bedrijf vroeg EsperantoXL om het systeem te digitaliseren en automatiseren, zodat men de werkbonnen sneller en makkelijker kon verwerken.


Eerst hebben we de papieren werkstroom gedigitaliseerd, daarna hebben we gekeken hoe we dit konden koppelen met de financiële administratie, waarop we met het no-code platform WEM snel een applicatie konden bouwen. Daarbij hebben we niet alleen de papieren werkbon volledig gedigitaliseerd, maar ook een stel slimmigheden toegevoegd waardoor werkbonnen volledig geautomatiseerd in het boekhoudpakket worden gezet.

No-code of low-code om jouw formulieren te digitaliseren?

Ben je benieuwd naar de mogelijkheden om digitale applicaties te bouwen voor de formulieren die jouw organisaties momenteel gebruikt? Neem dan vrijblijvend contact op met EsperantoXL om de mogelijkheden door te spreken.

Wil je weten wat de overstap van formulieren naar no-code of low-code kan betekenen voor jouw bedrijf?
Wij helpen je graag.
Gerelateerde Blog


toon alles