Formulieren digitaliseren met no-code en low-code: zo sorteer je voor op AI

Veel organisaties werken nog steeds met spreadsheets. Sterker nog, ze draaien bijna volledig op deze decennia oude tools. Excel, geboren in de jaren '80 van de vorige eeuw, is en blijft 'Koning'. Spreadsheets zitten diep in de bedrijfscultuur. Maar het is de vraag of dat wel zo handig is. Gelukkig is er een alternatief: applicaties voor formulieren op basis van no-code of low-code.

Excel-cultuur rem op AI

De Amerikaanse zakenkrant Wall Street Journal wees onlangs op de risico's van Excel als dominante werkwijze. Reken- of werkbladen vormen een slechte basis voor de toepassing van artificial intelligence (AI) in je bedrijf. Het beperkt je in de mogelijkheden de volle vruchten van AI te plukken. Het wordt straks heel lastig, zo niet onmogelijk, om je bedrijfsprocessen met AI te verbeteren. Het is verstandig om daar nu al op te anticiperen. Want de diep ingesleten gewoonte om te pas en te onpas Excels te maken verander je niet zomaar.
Het grote probleem bij spreadsheets is dat je er niet van kan uitgaan dat de data daarin correct zijn. Data vormen de ruggengraat van een AI-model. En als die data niet kloppen, kan AI je op het verkeerde been zetten. Want als je onjuiste gegevens in een systeem stopt, zullen de uitkomsten ook fout zijn. Analyses en voorspellingen gaan dan mis.

Bezinning nodig op gebruik van Excel

De komst van AI, waarvan de toepassing op den duur onvermijdelijk wordt om concurrerend te blijven, vormt dus een extra reden om het gebruik van Excel tegen het licht te houden. Ook voordat generatieve AI zijn intrede deed, waren spreadsheets al een gevaar. Deze manier van data vergaren en verwerken is niet alleen foutgevoelig, maar ook tijdrovend en duur.

Geen greep op data

Hoofdprobleem is dat je geen greep op de data hebt. Medewerkers maken ieder hun eigen spreadsheet en brengen die tijdens vergaderingen in. Je moet dan maar hopen dat daarin de juiste gegevens staan. Dit valt niet te garanderen. Bij de handmatige invoer of wijzigingen in formulieren kunnen immers gemakkelijk fouten ontstaan. Ook in de formules kunnen fouten sluipen. De praktijk bij veel organisaties is dat de data ongestructureerd zijn.

Ieder zijn eigen Excel-waarheid

En welke functionaris in een bedrijf heeft de juiste spreadsheets? Vaak circuleren op een afdeling meerdere Excel-bestanden of heeft het ene deel van het bedrijf weer andere tabellen dan het andere. Wie de waarheid uit spreadsheets denkt te kunnen halen, kan wel eens bedrogen uitkomen. Daarom was het al voor het AI-tijdperk riskant om strategische beslissingen op basis van een Excel te nemen.

Gevoelig voor datalekken

Een andere reden om voorzichtig te zijn met spreadsheets is hun gevoeligheid voor datalekken. Dit soort bestanden kan gemakkelijk gedeeld worden. Vaak is hier weinig zicht op. Specifieke kwetsbaarheden, zoals die gevonden in bepaalde bibliotheken die worden gebruikt om Excel-bestanden te lezen, kunnen door hackers worden misbruikt om malware te implementeren.

Excel ongeschikt voor bedrijfskritische beslissingen

Dit alles wil niet zeggen dat spreadsheets moeten worden uitgebannen. Het maken van eenmalige vergelijkingen en analyses op data kan prima met Excel zolang er maar geen belangrijke beslissingen op worden gebaseerd. AI heeft ook zijn betekenis voor spreadsheets. Je kan bijvoorbeeld een foto uploaden en AI-software maakt er een Excel van. Ook helpt AI je daar formulieren in te maken. Maar zoals gezegd loopt deze software steeds meer tegen zijn beperkingen op.

Applicaties voor formulieren hét alternatief

De oplossing? Low-code of no-code bieden de mogelijkheid om snel en goedkoop op maat gemaakte applicaties voor formulieren te maken met de juiste logica, regels en validatiechecks. Je kunt hiermee gemakkelijk informatie verzamelen, verwerken en op één plaats beheren.

Deze ontwikkelplatformen koppelen deze formulieren aan een centrale database waartoe iedereen - met de juiste rechten - altijd toegang heeft. De informatie zal accuraat en up-to-date zijn. Er ontstaat ook ‘one source of truth’. De digitaal en gestructureerd opgeslagen gegevens kun je veel makkelijker raadplegen en integreren met andere data, waardoor je die data op mooie manieren kunt gaan gebruiken.

Use cases

De toepassingen kunnen variëren van werkbonnen tot financiële applicaties. Accountants die bij het bezoek aan een zakelijke klant gewend waren eerst even wat in een Excel te zetten, zullen de voordelen van een applicatie snel ervaren. Met zo'n tool lees je de gegevens meteen in en kan je daar veel verder mee komen.

Een ander voorbeeld is een systeem waarbij klanten ter controle een werkbon krijgen. Keurt een klant een werkbon goed? Dan is het eenvoudig om de bon direct door te sturen naar de financiële administratie en de daarbij aangemaakte factuur per e-mail naar de klant te verzenden. Willen we dit proces compleet maken? Dan bouwen we ook gelijk in dat automatische herinneringen worden verstuurd bij het uitblijven van betalingen.

Digitale formulieren minder foutgevoelig

Applicaties voor digitale formulieren zijn ook veel minder foutgevoelig. De informatie hoeft namelijk niet nogmaals handmatig te worden ingevoerd in een systeem. Niet alleen daardoor bespaar je al een hoop tijd, maar ook doordat je informatie altijd centraal, actueel en correct voorhanden hebt. Zo is er minder overhead binnen het operationele proces zelf.

Extra toepassingen

Digitale formulieren bieden ook meer toepassingsmogelijkheden. Zo kun je er een user interface omheen bouwen, waardoor het invoeren van gegevens gebruiksvriendelijker en minder foutgevoelig wordt. Dat kun je ook weer schalen voor mobiele apparaten, zodat het invoeren met ieder apparaat kan plaatsvinden.

Zijn je gegevens centraal opgeslagen? Dan kun je ze ook beschikbaar stellen voor aparte reporting- of business intelligence-systemen, gebruiken als input voor bijvoorbeeld datavisualisaties of dashboards en integreren met andere applicaties.

Applicatie als databron of nieuw doelsysteem

De informatie die wordt verzameld via digitale formulieren kan met een applicatie op basis van no-code of low-code automatisch worden georganiseerd, gevalideerd en opgeslagen. Zo’n applicatie kan op twee manieren worden geïmplementeerd. Hij kan uitsluitend als databron dienen, waarbij je hem integreert in de procesapplicatie in kwestie. Maar het is ook mogelijk dat de nieuwe app het hele doelsysteem vervangt.

No-code of low-code

No-code of low-code bieden goede mogelijkheden tot integratie. Met no-code kan je een eind komen zonder dat hiervoor veel programmeerkennis nodig is. Low code vereist wat meer ervaring en inzicht, maar je kunt er snel applicaties van een hogere complexiteit mee maken.

Meer dan alleen formulieren digitaliseren

Je kunt nog veel meer bereiken als je verder gaat dan alleen het digitaliseren van formulieren. Daarvoor moeten je werkprocessen slimmer, sneller en makkelijker worden. Niet alleen helpt EsperantoXL klanten bij het bouwen van no-code of low-code applicaties voor digitale formulieren, ook onderzoeken we hoe we de processen van klanten kunnen verbeteren.

Onze werkwijze

Onze werkwijze is daarbij als volgt: eerst gaan we aan tafel zitten met een klant en brengen we het huidige proces in kaart. Vervolgens kijken we of het proces veranderd kan worden, waarna we starten met het bouwen van een nieuwe applicatie. Dankzij onze uitgebreide consultancy-ervaring in combinatie met onze analytische kracht, kunnen wij feilloos werkprocessen herinrichten, applicaties op die processen afstemmen, systemen integreren en data structureren. Wij kijken continu waar het proces geoptimaliseerd kan worden om optimaal gebruik te kunnen maken van de nieuwe applicatie.