Is jouw bedrijf toe aan een efficiënter HRM-proces?

De arbeidsmarkt wordt door ontwikkelingen als flexibilisering, automatisering en digitalisering steeds dynamischer. Om je als bedrijf goed staande te houden in dit veranderende landschap zijn goede en efficiënt functionerende HRM-processen dan ook een absolute vereiste.

Toch kan de HRM-praktijk bij veel bedrijven nog een stuk efficiënter worden ingericht. Aan welke signalen herken je of dat bij jouw organisatie ook het geval is? En welke veranderingen zijn het overwegen waard als je de HRM-praktijk binnen jouw organisatie structureel naar een hoger niveau wilt tillen? Hieronder de 4 signalen dat je HRM-processen niet lekker lopen.

1. Overdrachtsmomenten verlopen moeizaam

In de dagelijkse HRM-praktijk krijg je onvermijdelijk te maken met overdrachtsmomenten. Werknemers vertrekken en nieuwe collega’s komen je bedrijf binnen. Het verloop van die overdrachtsmomenten zegt veel over de efficiëntie van HRM-processen binnen de organisatie. Heeft een nieuwe werknemer niet direct toegang tot e-mail of het bedrijfsnetwerk als hij in dienst treedt? Of moet hij na zijn eerste werkdag nog een poosje wachten op zijn desk- of laptop? Dan zit er iets niet goed.

Gebrekkig voorbereid zijn op de komst van een nieuwe werknemer kan vervelende gevolgen hebben. De eerste paar weken van een nieuw dienstverband spelen namelijk een belangrijke rol bij de keuze of iemand wel of niet bij een bedrijf blijft. Het niet tijdig treffen van de benodigde voorbereidingen kan er dus zomaar voor zorgen dat talent snel de deur uitloopt! Het duidelijk definiëren en structureren van overdrachtsmomenten maakt je HRM-processen al een stuk efficiënter.

Besteed ook voldoende aandacht aan het proces van offboarden (het regelen van administratieve zaken na het al dan niet gedwongen vertrek van een werknemer). Hier horen duidelijke afspraken over relatiebeding, privacyvraagstukken en geheimhoudingsplicht bij, maar bijvoorbeeld ook kostentechnische aspecten. Denk bijvoorbeeld aan licenties die wel zijn toegewezen, maar niet meer worden gebruikt.

2. Lange doorlooptijden en extra werk

Elke organisatie heeft een eigen mandaatstructuur voor het doorlopen, nemen en accorderen van belangrijke HR-beslissingen zoals mutatieprocessen of uitbetalingen. Die structuur bepaalt ook het aantal goedkeuringsslagen dat met een proces is gemoeid. In de loop der jaren kan er – vaak ook gevoed door tussentijdse organisatorische veranderingen – een wildgroei aan handelingen en goedkeuringsslagen ontstaan. Dit probleem wordt nog eens verergerd als veel stappen van HRM-processen nog handmatige handelingen vereisen.

Het is goed om hier eens kritisch over na te denken en de structuur van HRM-processen binnen jouw organisatie goed tegen het licht te houden. Het elimineren of automatiseren van handelingen zorgt er namelijk voor dat HR-afdelingen sneller en efficiënter kunnen werken.

3. De procesketen is onoverzichtelijk

Medewerkers zijn zich vaak alleen bewust van hun eigen stap in de procesketen. Zij hebben verder weinig zicht op de bredere context van het proces, waardoor ze het belang en de waarde van hun eigen taken soms niet volledig kennen. Bespreek dus geregeld de hele keten met medewerkers van verschillende afdelingen. Zo wordt duidelijk wie welke rol speelt in het geheel.

4. Het informatiesysteem is onoverzichtelijk en verouderd

Ook een gebrekkige informatiestructuur kan HRM-processen hinderen en vertragen. Die chaotische ordening van informatie openbaart zich vaak in verschillende verschijningsvormen.

• Informatie is versnipperd en op allerlei verschillende dragers opgeslagen. Denk aan mappen op computers, persoonlijke dropboxes en USB-sticks van individuele werknemers. Hierdoor is het voor personeel vaak moeilijk om een bepaald bestand te vinden of aan elkaar gerelateerde documenten snel met elkaar te vergelijken.
• Door automatisch nieuwe versies van documenten over oude op te slaan, is oude, mogelijk zeer belangrijke informatie niet meer terug te vinden. Denk bijvoorbeeld aan belangrijke informatie over mutaties binnen het bedrijf of een lijst met waardevolle prospects die door een inmiddels vertrokken werknemer werd bijgehouden.

Het is ook heel belangrijk om er goed voor te zorgen dat je informatiesysteem AVG-proof is. Breng dus heel goed in kaart wat volgens de nieuwe Europese privacywetgeving vastgelegd en bewaard moet of mag worden.

Oplossingen die leiden tot een efficiënter HRM-proces

Gelukkig zijn er verschillende oplossingen om je HRM-processen te optimaliseren en stroomlijnen. Denk bijvoorbeeld aan de onderstaande stappen.

• Creëer een HR-portaal. Documenten, informatie en taken worden door de bron ingevoerd en digitaal doorgestuurd van de ene medewerker naar de andere. Het systeem fungeert zo als een selfservice voor managers en medewerkers. De processen worden gestuurd door regels en procedures die ingebouwd zijn in een goed gedocumenteerd workflowsysteem.
• Automatiseer repetitieve en routinematige handelingen middels Robot Process Automation (RPA) en Rapid Application Development (RAD). Door bepaalde stappen van het accorderingsproces te automatiseren, bijvoorbeeld met behulp van een systeem dat automatische documentherkenning toepast, hoeven er uiteindelijk minder stappen doorlopen te worden.
• Schrap overbodige handelingen uit de procesketen.
• Digitalisering en automatisering maken het HRM-leven gemakkelijker, maar staan natuurlijk niet helemaal op zichzelf. Het is ook belangrijk dat mensen binnen de organisatie goed en helder worden geïnformeerd over de veranderingen. Maak het personeel ook actief deelgenoot van de vernieuwingen zodat het achter de nieuwe hr-processen staat en die ook actief verkondigt. Een breed draagvlak voor veranderingen leidt ertoe dat werknemers zich gemakkelijker aanpassen aan de nieuwe realiteit en zich voortaan volledig kunnen focussen op hun strategische kerntaken.
• Vaak worden er onnodig veel mensen binnen een organisatie betrokken bij een proces. Dit kan een stuk efficiënter door alleen terug te vallen op de noodzakelijke mensen bij het plannen en uitvoeren van een proces.

Conclusie

Herken je een aantal van de bovengenoemde pijnpunten? Dan is het tijd om de HRM-processen binnen jouw organisatie eens kritisch onder de loep te nemen. Automatiseren, digitaliseren en het veranderen van processtructuren doen vaak wonderen.

Ben je nieuwsgierig naar wat wij voor jou kunnen betekenen bij het herstructureren en efficiënter maken van uw HRM-processen, bijvoorbeeld door de inzet van slimme applicaties en administratiesystemen? Neem dan gerust vrijblijvend contact op voor een gedegen advies en slimme softwareoplossingen op maat!