In een tijd waarin bedrijven online werken wordt belangrijke informatie nog steeds te veel lokaal opgeslagen. Excel bestanden worden vaak op één computer bewaard. Als een collega ziek is heeft niemand toegang tot de juiste informatie. Daarbij zwerven verschillende versies van bestanden rond en staan spreadsheets vol met fouten. Herkenbaar? Welkom in de Excel hel.

Waarom bewaren zoveel organisaties hun belangrijkste bedrijfsinformatie in Excelsheets? Welke risico’s loop je als je kritische gegevens decentraal in je bedrijf opslaat? En zou het niet veel makkelijker, veiliger en efficiënter zijn als er een manier is om alle informatie te vangen in een eenduidige methode op een centraal platform?

Het probleem van standaard softwarepakketten


Het probleem begint meestal al bij de keuze voor grote standaard softwarepakketten. Aangenomen wordt dat deze pakketten zich ‘bewezen’ hebben. Al snel blijkt echter dat maximaal 80% van de unieke werkwijze van bedrijven in deze systemen past en dat de overige 20% van de informatieverwerking geen aansluiting vindt. Het resultaat? Medewerkers vinden allerlei manieren om op hun eigen manier informatie te verwerken.

Data wordt dan bijvoorbeeld uit SAP of Oracle gehaald en met allerlei zelfgeschreven formules in Excel tot managementinformatie omgetoverd. Deze spreadsheets zitten vaak vol fouten en aannames. Uit onderzoek blijkt dat maar liefst 80% van de spreadsheets fouten bevatten, wat komt doordat de makers vaak geen achtergrond in digitale informatieverwerking hebben.

Wat gaat er mis?


Medewerkers lopen vaak tegen problemen aan in de standaard pakketsoftware die ze moeten gebruiken. Bepaalde belangrijke gegevens kunnen ze er niet in kwijt. Het krijgen van overzicht is lastig als de rapportage die ze nodig hebben niet standaard is voorzien. Medewerkers stappen zelf over op Excel omdat dit programma standaard op hun computer geïnstalleerd is.

De gedecentraliseerde data leidt tot verkeerde informatie en beslissingen die enorme risico’s met zich meebrengen voor bedrijven. Daarnaast is het opzetten van zo’n Exceldocument tijdrovend en kunnen de spreadsheets door maar weinig mensen gebruikt of aangepast worden. De kans is dat er kopieën gaan zwerven, waardoor niemand meer weet welke versie de juiste is. En zo daal je als bedrijf steeds dieper af in bekende Excel hel.

No-code als centrale oplossing


Het is veel makkelijker, veiliger en efficiënter om alle informatie te bewaren op een centraal platform dat door iedereen binnen de organisatie kan worden gebruikt. Bij EsperantoXL menen we dat no-code de meest efficiënte oplossing is om uit de Excel hel te stappen.

No-code is een vorm van Rapid Application Development (RAD). No-code platforms stellen medewerkers, met of zonder technische kennis, in staat om hun ideeën om te zetten in eenvoudige en effectieve oplossingen. Met No-code worden bedrijfsprocessen gemodelleerd in een flowchart en aan de hand hiervan wordt een applicatie ontwikkeld. Gebruikers kunnen met het No-code platform gemakkelijk prototypes bouwen.

De voordelen van No-code


No-code kent een groot aantal voordelen voor bedrijven ten opzichte van Excelsheets:

Data centraal opgeslagen

Bij Excel is vaak het probleem dat het programma alleen optimaal kan worden gebruikt door de maker. Anderen weten vaak niet hoe het document is opgezet en hoe de complexe formules zijn opgebouwd. Zonder de maker gaat de informatie verloren. Bij No-code is dit geen probleem omdat de informatie niet meer in de handen van slechts een persoon is. De informatie is gestandaardiseerd en iedereen moet zich aan dezelfde regels houden. Daarnaast hoef je geen data-expert te zijn om de informatie te kunnen lezen. Tools die ontwikkeld zijn door middel van no-code zijn gebruiksvriendelijker en niet gevoelig voor menselijke fouten.

Informatie is up-to-date

Excel bestanden kunnen worden gekopieerd en worden in de praktijk op verschillende locaties bewaard. Soms worden ze zelfs per ongeluk door een medewerker verwijderd. En daar komt nog bij dat er vaak verschillende versies in de omloop zijn. Met no-code tools bestaat dit probleem niet. De gegevens zijn opgeslagen in de Cloud. Iedereen die toegang heeft tot de gegevens kan op elk moment en vanaf overal bij de bestanden. Wanneer een aanpassing wordt gemaakt ziet elke gebruiker de geüpdatete versie. Daarbij zijn fouten te herstellen en kunnen versies worden teruggezet.

Iedereen kan ontwikkelen

Door middel van no-code hoeven teams geen beroep te doen op de IT-afdeling die vaak al druk genoeg is. Door middel van no-code kunnen teams zelf oplossingen op uitdagingen ontwikkelen en hun dagelijkse activiteiten optimaliseren. Het is voor Citizen Developers (niet-IT’ers die zich bezighouden met het ontwikkelen van applicaties) gemakkelijk om business apps en tools te bouwen. Denk hierbij aan tools voor veilige toegang tot gegevens voor het gehele team, samenwerken zonder problemen, taken efficiënter uitvoeren en snel en gemakkelijk inzichtelijke rapporten opstellen en delen. Ook op nieuwe ideeën en wensen van klanten kan worden ingespeeld wanneer apps en tools real-time kunnen worden aangepast.

Voldoet aan GDPR-wetgeving

Excel bestanden zijn gemakkelijk te delen en vaak toegankelijk voor een groot aantal mensen binnen een organisatie. Dit betekent dat iedereen gevoelige gegevens te zien krijgt zoals de data van gebruikers en klanten. No-code platformen zijn veel veiliger dan Excel bestanden en voldoen aan de nieuwe GDPR-wetgeving. Toegang tot data, documenten en workflows kan per medewerker worden verleend. Hierdoor krijgen alleen de aangewezen personen gevoelige informatie te zien.

Aan de slag met No-code


Bij EsperantoXL geloven we sterk in de toekomst van No-code. Wij ondersteunen organisaties bij het doorvoeren van digitale transformatie en het automatiseren van systemen. Wij hebben jaren ervaring op het gebied van No-code platformen en werken met gedreven en ervaren developers. Wil je weten wat de overstap van spreadsheets naar No-code kan betekenen voor jouw bedrijf? Wij helpen je graag.

Bram Berkelaar
Blog geschreven door

Bram Berkelaar

CEO

Wil je meer weten over dit onderwerp? Neem dan contact met ons op.
Wij kunnen je er meer over vertellen.

Gerelateerde Blog


toon alles