Urenregistratie is in het bedrijfsleven vaak nog een ondergeschoven kindje. Zo worden uren vaak slecht of op een handmatige en ineffectieve manier bijgehouden. Best problematisch want de urenregistratie is voor veel organisaties een cruciaal en kostbaar bedrijfsonderdeel.
Het digitaliseren en automatiseren van het urenregistratie proces is een goede manier om winst te boeken op dit terrein. Wat zijn de belangrijkste voordelen van het invoeren van een digitale urenregistratie? Welke kosten- en tijdsbesparingen gaan gepaard met dit moderniseringsproces? Wij vertellen het je.
Redenen voor slechte urenregistratie
Er zijn diverse redenen die ten grondslag kunnen liggen aan een ineffectieve urenregistratie. Sommige werknemers onderschatten dit administratieve onderdeel bijvoorbeeld en zien het als een tamelijk onbeduidende en soms zelfs lastige bijkomstigheid.
Het probleem is echter ook vaak van meer structurele aard en zit hem in een verouderd of onnauwkeurig registratiesysteem. Veel werknemers gebruiken bijvoorbeeld mails en persoonlijke notities voor het achteraf bijhouden van hun uren, een methode die vaak niet zo nauwkeurig is. Ook sterk verouderde ERP-pakketten, die meestal weinig gebruiksvriendelijk en niet al te flexibel zijn, werken niet bepaald mee bij het opzetten van een strakke urenregistratie.
Gevolgen van slechte urenregistratie
Het hanteren van een ouderwets urenregistratiesysteem heeft nadelige gevolgen voor de dagelijkse bedrijfspraktijk. Een onderzoek van Emerce wees bijvoorbeeld uit dat meer dan 70% procent van de werknemers hun uren niet goed bijhoudt. Dat is dus tijd die de klant of opdrachtgever niet hoeft te betalen. Dit betekent uiteindelijk aardig wat inkomstenderving voor ondernemers.
De oplossing: digitale urenregistratie
Gelukkig zijn er goede manieren om het proces van urenregistratie te versoepelen door het te digitaliseren. Overstappen op een digitaal registratiesysteem heeft namelijk meerdere voordelen op het gebied van tijd- en kostenbesparing.
Urenregistratie wordt eenvoudiger
Door gebruik te maken van een speciale urenregistratie-app of de urenregistratie online te regelen, maak je het tijdsregistratiesysteem een stuk eenvoudiger. Met een of twee muisklikken klok je in en uit voor een bepaalde activiteit, waarna de gegevens feilloos worden verwerkt en opgeslagen. Met een dergelijk slim registratiesysteem voorkom je ook dat medewerkers veel tijd kwijt zijn aan het bijhouden van hun uren en de urenregistratie als een last ervaren.
Koppelingsmogelijkheden
Je kunt het proces van urenregistratie nog verder versoepelen door het te koppelen aan functies als factuurverwerking. Het is goed mogelijk om software die dient voor het bijhouden van uren te integreren met factuurverwerkings- of boekhoudsoftware. Zo kunnen gewerkte uren ook gelijk gefactureerd worden. Erg handig en uitstekend voor de workflow binnen het bedrijf!
Meer overzicht en controle
Met een gedigitaliseerd urenregistratiesysteem wordt het mogelijk om de gewerkte tijd tot op de seconde nauwkeurig bij te houden. Hierdoor registreren werknemers alle gewerkte uren per activiteit, klant of project. Met een geautomatiseerd urenregistratiesysteem weet je altijd precies hoeveel uren aan een taak of project zijn besteed.
Die info helpt ook bij het inzichtelijk maken van projecten en stelt je in staat om tijdig bij te sturen. Een werkgever kan namelijk met behulp van de software analyses maken die leiden tot betere inschattingen voor toekomstige projecten en activiteiten.
Kostenbesparing dankzij digitale urenregistratie
Digitale urenregistratie levert ook kostenbesparingen op. Omdat de tijd die wordt besteed aan het registreren van uren doorgaans niet in rekening wordt gebracht, leidt het terugdringen van het aantal uren dat je besteedt aan administratie automatisch tot besparingen. Een tijdsbesparing van 30 procent doet de totale kosten die gemoeid zijn met de urenregistratie bijvoorbeeld met bijna een derde dalen. Reken maar eens uit welk voordeel dat op jaarbasis oplevert…
Daarnaast is een goed gedigitaliseerd en geautomatiseerd urenregistratiesysteem de oplossing voor het mislopen van inkomsten. De registratie is altijd up to date en nauwkeurig, waardoor het probleem van niet-gefactureerde uren als sneeuw voor de zon verdwijnt.
Belangrijke vragen voor de overstap
Voordat je overstapt op een digitaal urenregistratiesysteem, is het wel zaak om je goed voor te bereiden en als organisatie een paar belangrijke vragen te stellen.
- Wat heb ik al in huis? Breng eerst goed in kaart met welk financieel systeem jouw organisatie reeds werkt. Welke functionaliteiten levert het al? Welke koppelingsmogelijkheden met nieuwe applicaties zijn er? Een goede inventarisatie van je huidige ICT-omgeving maakt het voor externe ontwikkelaars ook gemakkelijker om een gericht plan van aanpak te maken die aansluit op de behoeften van jouw organisatie.
- Wat wil ik investeren? Bepaal wat je over hebt voor de digitalisering van je urenregistratie. Bereken wat je jaarlijks kwijt bent aan administratieve lasten en zet dit bedrag af tegen de kosten voor nieuwe applicaties en software.
- Beschik ik over de benodigde informatie? Om de urenregistratie te kunnen digitaliseren, heb je bepaalde basisinformatie nodig. Het registratieproces bestaat met name uit het vastleggen van mensen, materieel, declaraties en kilometers middels projectnummers, datums, tijden en uurcodes. Kun je al die informatie aanleveren voor het digitale registratieproces? Bedenk eerst goed wat je precies wilt registeren, anders kun je niet verder.
- Welke apparaten gebruik ik? Om alle koppelingen met slimme registratiesystemen te optimaliseren, is het belangrijk om goed op een rij te zetten welke apparaten de werknemers van jouw organisatie gebruiken om hun dagelijkse werkzaamheden uit te voeren.
Digitale urenregistratie en EsperantoXL
Je ziet het: digitale urenregistratie zorgt zowel op het gebied van efficiëntie als kostenbesparing voor veel winst. Overstappen op een nieuw registratiesysteem is geen overbodige luxe als je bedenkt dat het huidige bedrijfsklimaat hoge eisen stelt aan de flexibiliteit van je organisatie.
Ben je nieuwsgierig naar oplossingen die de urenregistratie binnen jouw bedrijf kunnen stroomlijnen? Dan kun je bij EsperantoXL altijd aankloppen voor vakkundig maatwerk. Wij helpen je graag met het verbeteren van de procesvoering en begeleiden je met slimme oplossingen op maat. Wij effenen het pad naar verregaande digitalisering en brengen jouw bedrijf op IT-vlak weer in topvorm!
