Grote bedrijven en organisaties krijgen wekelijks te maken met behoorlijke stapels facturen. Het handmatig verwerken hiervan kost tamelijk wat tijd en is eigenlijk een verouderd systeem. Veel bedrijven en instellingen vragen tegenwoordig dan ook expliciet om digitale facturen.
Loop jij ook tegen problemen en nadelen aan bij het handmatig verwerken van facturen? Wil je dit proces verbeteren en versoepelen door over te stappen op het digitaal verwerken van facturen? Lees dan verder!
Handmatig factureren: een tijdrovend proces
Bij veel bedrijven en instellingen worden jaarlijks nog steeds duizenden inkoopfacturen handmatig verwerkt. Dit is een proces dat veel tijd en aandacht vraagt van de administratieve medewerkers. De facturen worden handmatig geboekt en vervolgens ter controle en accordering voorgelegd aan de budgethouders.
Dit proces gaat vaak over verschillende zaken. De factuur moet dus eerst door de handen van meerdere personen binnen de organisatie gaan, voordat ze goedgekeurd en uitbetaald kan worden. Nadat ze geaccepteerd en betaald zijn, verdwijnen de facturen in een fysiek archief. Het terugzoeken van de documenten kan dus ook weer de nodige tijd in beslag nemen.
De reis van indiening naar uitbetaling duurt bij het fysiek verwerken van facturen is vaak afhankelijk van de aantallen, grootte van een organisatie en beschikbare mankracht op administratief vlak. Maar in de praktijk neemt het traject vaak meerdere dagen of weken in beslag. Onderzoek van het Nederlands Uitgeversverbond toont aan dat een gemiddelde met de hand verwerkte factuur tweeëneenhalve week nodig heeft om verwerkt te worden.
Overige nadelen van handmatig factureren
De tijd die je kwijt bent is dus een belangrijk nadeel van handmatig factureren. Maar het werken vanuit zo’n verouderd systeem gaat gepaard met nog meer nadelen.
Handmatig factureren is foutgevoelig
Het handmatig verwerken van factureren is niet alleen tijdrovend, maar ook nog eens behoorlijk foutgevoelig. De eerste medewerker neemt de factuur in ontvangst, die vervolgens weer wordt doorgeleid aan verschillende personen die het document op hun beurt moeten controleren, accorderen, verwerken en archiveren. De kans is best groot dat er ergens in deze keten iets fout gaat. Fysieke facturen kunnen bovendien ook gaandeweg het proces zoekraken. Niet goed voor de reputatie en financiën van je bedrijf!
Fysieke facturen nemen veel ruimte in beslag
Papieren facturen nemen ook veel ruimte in beslag, zeker als het om grote organisaties gaat die er veel ontvangen. Dit betekent dus een fysieke archiefruimte vol dikke ordners. Die zijn bovendien kwetsbaar voor zaken als brandschade.
Digitaal en automatisch factureren
Gelukkig bieden moderne technieken en applicaties volop handvatten om de valkuilen van het handmatig factureren te omzeilen. Allereerst zijn er de digitale facturen, die in de praktijk een drietal vormen kunnen aannemen.
- De ingescande papieren factuur is een eerste stap op weg naar een snellere en meer efficiënte factuurverwerking. Nadat de factuur is gescand, herkent speciale herkenningssoftware automatisch de juiste gegevens van de factuur zoals leverancier, factuurnummer, factuurdatum en de bedragen. Door deze gegevens van de factuur af te lezen, kan de software een factuur sneller verwerken. Toch is ook deze werkwijze nog redelijk tijdrovend en verre van optimaal.
- De digitale factuur in de vorm van een pdf- of Word-document is ook een veelgebruikte optie. Dit levert alleen voordelen op als je bedrijf een geautomatiseerd systeem heeft voor het scannen van facturen. Digitale facturen worden op dezelfde manier verwerkt als gescande papieren documenten.
- De elektronische factuur is een digitaal bericht in computertaal en staat aan de basis van een volledig geautomatiseerd factuurverwerkingsproces. Het document bestaat uit velden die door speciale software worden herkend en vervolgens automatisch worden verwerkt in een digitaal boekhoudsysteem. De elektronische factuur maakt een volledige automatisering van de factuurverwerking mogelijk. Er hoeven nauwelijks nog administratieve handelingen te worden verricht, waardoor de factuur veel sneller geboekt en goedgekeurd kan worden.
Voordelen van digitale factuurverwerking
Digitale factuurverwerking brengt een aantal belangrijke voordelen met zich mee, vooral als je kiest voor de meest geautomatiseerde varianten. We zetten de belangrijkste voor je op een rij.
Meer overzicht en controle
Dankzij automatische factuurherkenning worden alle velden ingevuld en kan de factuur gelijk worden gecontroleerd, beschikbaar worden gesteld en automatisch worden doorgeleid. Zo is altijd duidelijk waar de factuur zich bevindt en of zij al is uitbetaald. De kans op menselijke fouten wordt met digitale en geautomatiseerde vormen van factuurverwerking dan ook nihil.
Kostenbesparingen
Digitale factuurverwerking levert ook significante kostenbesparingen op. Er is minder mankracht nodig om dezelfde taken uit te voeren. Bovendien is een volledig digitale factuurverwerking ook goed voor het milieu omdat je een berg papier bespaart!
Facturen raken nooit meer kwijt
Door de factuurverwerking te digitaliseren, elimineer je ook het risico op zoekgeraakte of beschadigde documenten. Zeker e-facturen zijn te allen tijde inzichtelijk en traceerbaar. Bovendien kun je het systeem uitrusten met functionaliteiten die automatisch herinneringen sturen als bepaalde facturen nog niet zijn gecontroleerd of betaald. Slimme zoekfuncties maken het mogelijk om een gewenste factuur direct op te vragen.
Veiligheid
Alle documenten kunnen veilig en onwijzigbaar worden opgeslagen en uitsluitend toegankelijk worden gemaakt voor geautoriseerde gebruikers. Zo wordt je archief een stuk veiliger dan met papieren facturen.
Ruimtebesparing
Dikke mappen en bergen papierwerk zijn verleden tijd als je kiest voor digitale factuurverwerking. Alles staat nu in een digitaal, eenvoudig doorzoekbaar archief dat geen fysieke ruimte in beslag neemt.
Betere workflow
Veel systemen en applicaties voor digitale factuurverwerking kunnen prima en betrekkelijk gemakkelijk worden geïntegreerd in bestaande ordersystemen en financiële programma’s. In combinatie met het terugdringen van het aantal administratieve handelingen, ontstaat zo een gestroomlijnde en gedigitaliseerde workflow die zorgt voor overzicht en nauwkeurigheid.
Digitale factuurverwerking en EsperantoXL
Je ziet het: digitale factuurverwerking heeft veel voordelen ten opzichte van het verouderde systeem van handmatige factuurverwerking. Overstappen op een nieuw systeem loont zich want verouderde bedrijfsprocessen kunnen in de huidige tijd het einde betekenen van het succes van je organisatie.
Benieuwd naar oplossingen die de factuurverwerking binnen jouw bedrijf kunnen stroomlijnen en naar een hoger niveau tillen? Dan ben je bij EsperantoXL aan het juiste adres. Wij helpen je graag met het verbeteren van de procesvoering en begeleiden je met vakkundig advies en oplossingen op maat. Zo wordt het pad naar verdergaande digitalisering een stuk makkelijker te bewandelen.
