Wat is het nut van een document management systeem (DMS)

Documentmanagementsystemen worden steeds belangrijker bij het ordenen van informatiestromen, zeker omdat de hoeveelheid informatie binnen veel organisaties snel groeit. In welke gevallen is een documentmanagementsysteem (DMS) onmisbaar? Wat zijn de grootste voordelen van een dergelijk systeem? En in welke situaties kun je het beste overstappen op het gebruik van een DMS? Wij leggen het uit.

Wat is een DMS?

Een documentmanagementsysteem, ook vaak documentbeheersysteem genoemd, is een digitale opslagplaats of repository waarin documenten of de beschrijvende metadata (gegevens die informatie over bepaalde data zoals de auteur, datum of het aantal pagina’s beschrijven) zijn opgeslagen. Een DMS maakt het mogelijk om documenten snel terug te vinden op kenmerken zoals auteursnaam, categorie, omschrijving of status. Je kunt er in de praktijk voor kiezen om documenten in een database op te slaan of ze toegankelijk te maken via een beveiligde netwerklocatie die voor geautoriseerde personen via de database bereikbaar is.

Voordelen van een DMS

Een documentmanagementsysteem heeft nogal wat voordelen in de directe bedrijfspraktijk. We zetten de belangrijkste voor je op een rij.

1. Zoeken wordt gemakkelijker

Documenten worden vaak op verschillende plekken opgeslagen. Denk bijvoorbeeld aan mailboxen, fysieke archieven, persoonlijke dropboxen, USB-sticks of bedrijfscomputers op diverse afdelingen. Op die manier ontstaat al gauw een onoverzichtelijke wirwar aan documenten, zeker als stukken ook nog eens tussen collega’s heen en weer worden gestuurd. Het vinden van het juiste document wordt in zo’n geval een lastig en potentieel tijdrovend proces.

Met een DMS los je dit probleem op en verhoog je de vindbaarheid van de documenten. Alle documenten zijn voortaan op één plek te vinden en gemakkelijk te herkennen op auteur, inhoud of status. Een goed DMS maakt het mogelijk om zowel inhoudelijk (op onderwerp) als formeel (op belangrijke metadata zoals auteur, vorm, status of publicatiedatum) te indexeren.

2. Versiebeheer

Het gebeurt vaak dat meerdere mensen tegelijkertijd aan een document werken en er heel wat aanpassingen worden gedaan voordat de definitieve eindversie het levenslicht ziet. Dit kan voor verwarring zorgen, zeker als niet duidelijk is wie op welk moment bepaalde wijzigingen heeft aangebracht. Bovendien worden nieuwe versies vaak over de oude heen opgeslagen, waardoor eerdere versies – en mogelijk belangrijke inhoudelijke zaken – verloren gaan. Met een DMS heb je dat probleem niet. Versiebeheer stelt je namelijk in staat om heel precies na te gaan of er wijzigingen in een document zijn aangebracht, wanneer dat is gebeurd en wie het heeft gedaan. Bovendien faciliteren veel documentmanagementsystemen het samenwerken aan een document in realtime.

Een documentmanagementsysteem geeft lezers bovendien de gelegenheid om actuele met vorige versies te vergelijken en documenten te herstellen door ze terug te zetten naar een vorige versie. Zo creëer je voor elk document een degelijk trackrecord en gaat gedurende het bewerkingsproces geen essentiële informatie verloren. Een extra voordeel van versiebeheer is de besparing op fysieke opslagruimte. Je hoeft de oude versies niet allemaal meer op te slaan als afzonderlijke documenten.

3. De workflow wordt eenvoudiger en efficiënter

Bepaalde documenten moeten langs diverse personen of afdelingen. Een factuur moet bijvoorbeeld eerst worden geaccepteerd en ingeboekt en vervolgens nog langs enkele personen voordat ze wordt geaccordeerd en uitbetaald. De kans op fouten of vertragingen is bij een volledig handmatige procesgang vrij groot.

Met een DMS kan elke persoon binnen de schakel het document een status meegeven die voor andere betrokkenen gelijk inzichtelijk wordt gemaakt. Zo weet je binnen een paar muisklikken altijd of een document nog in ontwikkeling is, inmiddels ter goedkeuring is voorgelegd of de status van ‘definitief’ heeft. Er vindt dus een geautomatiseerde documentenstroom plaats die het personeel veel tijdwinst oplevert en bedrijfsprocessen een stuk efficiënter maakt.

4. Beter archiveren met een DMS

Ook archiveren wordt een stuk gemakkelijker met een DMS. Documenten worden digitaal opgeslagen, wat goed nieuws is vanuit veiligheidsoogpunt. Belangrijke papieren kunnen niet fysiek beschadigd raken en worden beveiligd met de nieuwste encryptietechnieken. Fysieke documenten worden gescand en samen met oorspronkelijk reeds digitale bedrijfsdocumenten gemigreerd naar het DMS. Vanuit dit centrale systeem wordt voortaan digitaal opgeslagen, gezocht en gewerkt. Dit zorgt voor een verlaging van de printkosten en fysieke archiefkosten.

Bovendien zorgt een goed DMS ervoor dat je voldoet aan de vereisten van de Nederlandse Archiefwet. Let wel goed op eventuele compatibiliteitsproblemen van oude documenten met nieuwe technieken.

5. Afstemming op andere systemen en applicaties

Een modern DMS is prima af te stemmen op andere systemen en applicaties die veelvuldig worden gebruikt in de dagelijkse bedrijfspraktijk zoals ERP, HRM, CRM of een specifiek financieel pakket. De uitwisseling van gegevens en communicatie tussen deze systemen werkt grotendeels automatisch.

Wanneer overstappen op een DMS

Maar wanneer moet je als organisatie nu overstappen op een documentmanagementsysteem? Er zijn wel een aantal signalen die illustreren dat jouw organisatie er verstandig aan doet om een DMS te implementeren.

Personen binnen de organisatie moeten vaak lang zoeken naar de juiste documenten of dossiers omdat informatie (te) verspreid staat. Dit is een sterke aanwijzing voor een gebrek aan efficiëntie en overzicht.
Je hebt het gevoel dat je lang niet alles uit de berg aan verzamelde data haalt. Doordat een DMS informatie op de juiste plaats samenbrengt, wordt het ook gemakkelijk om belangrijke commerciële informatie zoals klantprofielen en bestelvoorkeuren uit documenten te destilleren.
Je ziet dat de berg aan data en documenten sneller groeit dan je actuele verwerkingscapaciteit.
Processen zoals de accordatie en acceptatie van documenten nemen veel tijd in beslag en lopen niet soepel. Dit kan ook je concurrentiepositie nadelig beïnvloeden. Niet al je zakenpartners beschikken immers over engelengeduld als het goedkeuren en betalen van facturen bijvoorbeeld een ellenlang proces is binnen jouw bedrijf.
De fysieke opslag van documenten is nog steeds een belangrijke kostenpost in de vorm van papier, printkosten en archiefruimte.
De foutenlast bij het verwerken van documenten ligt hoog.

Conclusie

De praktijk wijst uit dat inefficiënte vormen van data- en documentbeheer bedrijven opzadelen met productiviteitsverlies, een ontwikkeling die uiteindelijk ook ten koste gaat van je concurrentiepositie. Door voor een DMS te kiezen, boek je snel terreinwinst. Alle documenten samenbrengen op een plek, versiebeheer, een verbeterde workflow en een sterk, veilig digitaal archief: het zijn zomaar een paar voordelen die gepaard gaan met de keuze voor een goed DMS.

Ben je ook benieuwd naar wat een geavanceerd DMS voor jouw organisatie kan betekenen? Schroom dan niet om vrijblijvend contact met ons op te nemen. Bij EsperantoXL hebben we volop ervaring met het ontwikkelen van documentmanagementsystemen en weten we precies wat er op technisch vlak allemaal mogelijk is.