Robotic Process Automation (RPA) wordt steeds populairder, met name binnen bedrijfstakken als de financiële sector en het verzekeringswezen. Een recent onderzoek van Gartner schat de wereldwijde uitgaven voor RPA in 2018 bijvoorbeeld op 680 miljoen dollar, een flinke stijging ten opzichte van voorgaande jaren.

Mits je het goed aanpakt, past RPA uitstekend bij een mensgerichte aanpak die sterk gericht is op cocreatie. Je maakt namelijk optimaal gebruik van het potentieel van zowel fysieke als virtuele arbeidskrachten. Maar er zijn in de praktijk natuurlijk heel wat verschillende manieren om RPA technisch en organisatorisch vorm te geven. Hoe weet je zeker dat je op het vlak van return on investment (ROI) het maximale voordeel haalt uit een RPA-toepassing? En hoe verhoog je het rendement op investeringen voor je RPA-tools? Wij leggen het uit.

De kosten van RPA-implementatie

Het vinden van de juiste RPA-toepassingen voor jouw organisatie kan best een uitdaging zijn gezien het reeds grote en nog steeds groeiende aanbod aan RPA-tools. Het is vooral belangrijk dat je oplossingen vindt die specifiek zijn toegespitst op jouw belangrijkste bedrijfsbehoeften. Daarnaast is het vanuit ROI-oogpunt ook belangrijk dat je in de toekomst kunt opschalen zonder dat je veel extra kosten hoeft te maken bovenop de eerste investering in RPA. Bepaalde kosten maak je echter altijd als je RPA wilt gaan implementeren binnen jouw organisatie. We zetten de belangrijkste kostenposten voor je op een rij. Het is heel belangrijk om die op te nemen in een goede langetermijnvisie voordat je definitief aan de slag gaat met RPA.

Ontwerp- en ontwikkelingskosten

Dit is waarschijnlijk de meest substantiële kostenpost bij de overstap naar RPA. Eentje die bovendien niet altijd eenvoudig te ramen is. Ontwikkelingskosten hangen hoofdzakelijk af van twee variabelen: de werkwijze van de ontwerper (wordt er veel met low- en no-code gewerkt of juist niet) en de complexiteit van de op te leveren RPA-tool. Een tool ontwikkelen die alleen een specifieke taak voor zijn rekening neemt is immers een ander verhaal dan het ontwerpen van een RPA-toepassing die een hele workflow in goede banen moet leiden.

De lengte en complexiteit van het ontwerp- en ontwikkelproces kan per oplossing dus sterk variëren. Het uitvoeren van een grondig assessment vooraf helpt om de kosten voor ontwerp en ontwikkeling al in een vroeg stadium helder op het netvlies te krijgen. De complexiteit van processen, taken en de bijbehorende tools kun je dan inschalen als respectievelijk laag, medium of hoog.

De kosten van automation tools en licenties

Deze categorie is vermoedelijk de overzichtelijkste. De meeste automation tools werken op basis van licenties die meestal een vaste prijs hebben. De grootste uitdaging is om vast te stellen hoeveel robots je voor bepaalde taken of processen nodig hebt. Je kunt beginnen met een een-op-eenverhouding, maar de kans is groot dat je meer robots nodig zult hebben naarmate je bedrijf groeit of het aandeel van RPA binnen de organisatie groeit.

Extra kosten voor IT-infrastructuur

Het kan zijn dat de bestaande IT-infrastructuur van je organisatie uitgebreid of aangevuld moet worden om bepaalde RPA-tools te laten draaien. Denk bijvoorbeeld aan extra servers of virtuele machines en betere testomgevingen. Plan deze kosten dus goed in met de IT-afdeling om vervelende verrassingen te voorkomen.

Monitoring en onderhoud

De vierde onontkoombare kostenpost bij RPA-implementatie wordt gevormd door monitoring en onderhoud. Zeker als je een virtual workforce van meerdere robots hebt, vormen onderhoud en screening bedrijfskritische aandachtspunten. Onderhoudskwesties die betrekking hebben op je virtual workforce vallen meestal uiteen in drie categorieën.

  • Veranderingen in automatiescripts. Die worden meestal veroorzaakt door veranderende bedrijfs- en proceseisen, bepaalde elementen van een proces die in een eerder stadium over het hoofd zijn gezien of veranderingen die optreden binnen onderliggende applicaties.
  • Het (tijdelijk) uitvallen van robots door problemen met applicaties of de IT-infrastructuur.
  • Problemen met de robots zelf. In tegenstelling tot de eerste twee categorieën is het oplossen hiervan meestal de verantwoordelijkheid van de partij die de softwarerobots levert.

ROI-factoren bij de invoering van RPA

De kosten vormen maar een deel van het totale ROI-plaatje als je besluit om RPA-tools te gaan gebruiken. Ook de functionaliteiten, voordelen en inrichting van je RPA-toepassingen beïnvloeden het rendement dat je uiteindelijk uit de investering haalt. Tijd dus om ook deze factoren eens goed onder de loep te nemen.

Meer kwaliteit en productiviteit

Productiviteit en kwaliteit zijn belangrijke ROI-factoren bij het in gebruik nemen van RPA-tools. Goede RPA-toepassingen verminderen het aandeel van handmatige processen met een hoge foutgevoeligheid. Ze nemen werknemers bovendien repetitieve taken uit handen, zodat mensen zich kunnen focussen op complexere kerntaken die extra waarde toevoegen aan de organisatie. Om een zo hoog mogelijk rendement uit je RPA-investering te halen, is het raadzaam om te kiezen voor toepassingen waarmee je jouw virtual workforce snel en zonder veel extra handelingen kunt uitbreiden. Zo boek je op het vlak van ROI de meeste winst.

Compliance en controleerbaarheid

Met de juiste RPA-tools maak je ook stappen voorwaarts op het gebied van compliance en controleerbaarheid (auditability). Dat is, zeker na de introductie van de AVG, geen overbodige luxe. Een goed gebruik van RPA maakt gestandaardiseerd werken namelijk gemakkelijker en goedkoper, waardoor je bedrijfsprocessen constanter en soepeler verlopen.

ROI verhogen met process mining

Process mining (het visualiseren en analyseren van de manier waarop processen daadwerkelijk worden uitgevoerd) is een techniek die RPA-gebruikers diverse handvatten biedt om hun ROI aanzienlijk te verhogen. Dat komt vooral omdat process mining een goed antwoord is op een aantal veelgemaakte fouten dat vaak de kop opsteekt bij het toepassen van RPA-tools.

Verbeterde analyses na implementatie

Software Robots kunnen zelf (nog) niet nadenken of menselijke logica gebruiken. Ze zullen een proces dus altijd op dezelfde manier blijven uitvoeren, ook als aanpassing of verandering juist gewenst is. Zeker na de introductie van nieuwe RPA-tools wordt vaak vergeten dat ook de oudere toepassingen nog steeds goed gecontroleerd en gemonitord moeten worden. Dit leidt nogal eens tot problemen. Bij een gebrek aan controle worden vaker fouten gemaakt of verloopt een proces soms wat langzamer dan gepland (en verwacht) was. Hierdoor daalt de ROI, wat uiteraard niet de bedoeling is. Process Mining stelt je in staat om snel en probleemloos de handelingen van de robot te blijven analyseren en zo te zien of zich nieuwe bottlenecks of afwijkingen in een proces voordoen. Als dit inderdaad het geval is, weet de werknemer meteen waar aanpassingen nodig zijn en kan hij veranderingen direct doorvoeren in de configuratie van de robot.

Gemakkelijker geschikte processen vinden

Ondanks dat vrijwel elke organisatie wel taken of processen heeft die geautomatiseerd kunnen worden, is het niet altijd een sinecure om die te identificeren. Process mining helpt je hierbij. De mining software kan processen eenvoudig analyseren en visualiseren, zodat je sneller weet welke specifieke processen zich lenen voor RPA. De winst: je hoeft minder onderzoek te doen en kunt sneller overgaan tot het ontwikkelen en in gebruik nemen van de juiste RPA-tools. Het spreekt voor zich dat dit ook je ROI een flinke boost geeft!

Betere doelanalyses door volledige data

Het niet halen van een goede ROI is vaak het gevolg van het formuleren van verkeerde doelen. De reden hiervoor: doelstellingen worden niet zelden opgesteld aan de hand van onvolledige data. Door met behulp van miningsoftware alle data nauwgezet te analyseren, wordt snel zichtbaar waar verbeteringen nodig zijn. Een robot zelf zal fouten in een proces namelijk niet opmerken. Door processen al in een vroeg stadium en aan de hand van volldige datasets te optimaliseren, wordt het gemakkelijk om een goede ROI te realiseren.

Conclusie

RPA biedt uitstekende mogelijkheden voor het optimaliseren van bedrijfsprocessen. Maar om een zo hoog mogelijke ROI te krijgen, is het wel belangrijk dat je vooraf goed in kaart brengt welke RPA-tools het beste op jouw specifieke situatie, organisatie en IT-infrastructuur aansluiten. Process mining is daar uitermate geschikt voor omdat het je de gelegenheid geeft om bedrijfsprocessen nauwgezet te visualiseren en analyseren.

Ben je benieuwd naar wat Robotic Process Automation allemaal kan betekenen voor jouw bedrijf? We ontdekken graag samen met jou de mogelijkheden. Met onze lange ervaring op het gebied van RPA brengen we de beste kandidaatprocessen voor robotisering in kaart. Bovendien hebben we ook een goed overzicht van de verschillende RPA-tools die voorhanden zijn.