Een automatische backoffice en service app voor CleanAir by Baker

Met een no code platform wordt elke medewerker citizen developer

Een automatische backoffice en service app voor CleanAir by Baker

Met een no code platform wordt elke medewerker citizen developer

CleanAir is één van de eerste Europese producenten die een gecertificeerde biologische veiligheidswerkbank heeft ontwikkeld. CleanAir by Baker richt zich op het leveren van een range van deze veiligheidswerkbanken en andere oplossingen. Deze zijn optimaal ontwikkeld voor prestatie, veiligheid en bescherming van de gebruiker en omgeving.

DE SITUATIE

Papierwerk en een handmatige planning

CleanAir beschikt over een eigen serviceafdeling. Ervaren technici ondersteunen bij de validatie, kalibratie en laminaire flow-installaties. Deze technici controleren regelmatig of de werkbanken nog voldoen aan de gestelde eisen. Tijdens deze controle werden de metingen door monteurs met pen genoteerd.

Daarnaast werd de planning op kantoor handmatig gemaakt, wat veel tijd in beslag nam omdat er veel variabelen waren om rekening mee te houden. In de planning moest worden gekeken naar de doorlooptijd en de normtijden van protocollen. Omdat elk apparaat om andere reparaties en controles vroeg, moest de juiste monteur worden gezocht en moest een plek in zijn agenda worden gevonden.

DE UITDAGING

Veel papierwerk

De technici gaan langs bij de klant om met hun apparatuur validaties uit te voeren. Denk hierbij aan de werking van een kast en het valideren van de zuiverheid op basis van een protocol. Dit gebeurt volledig analoog: met pen worden alle metingen genoteerd en deze worden vervolgens in de backoffice ingevoerd. Dit proces is niet efficiënt en bovendien foutgevoelig.

CleanAir by Baker wilde dit proces versnellen en digitaliseren en kwam terecht bij EsperantoXL. Zo kwamen ze er achter dat het niet een kwestie is van ‘even snel’ digitaliseren. EsperantoXL ontwikkelde een platform met alle functionaliteiten die benodigd zijn voor het digitaliseren van het proces.

DE OPLOSSING

Een nieuwe backoffice op basis no code met Betty Blocks

EsperantoXL heeft dit proces – met behulp van Betty Blocks – gedigitaliseerd. Er is een backoffice gebouwd op basis van Betty Blocks, waarin ordermanagement en rapportage zijn ingebouwd. Het systeem kan automatisch contracten op basis van service orders aanmaken. De orders worden ingepland, waarbij rekening wordt gehouden met de agenda van monteurs, de normtijd en de doorlooptijd. De orders worden vervolgens door monteurs opgepakt in een speciaal hiervoor ontwikkelde app.

In deze app vullen monteurs direct de gegevens ter plaatse in. De ingevoerde gegevens gaan direct vanuit deze app naar de backoffice. Hieraan gekoppeld staat een speciaal ontwikkeld klantenportaal waarin klanten de rapportages kunnen goedkeuren.

CleanAir over EsperantoXL
Danny Driesen – Hoofd afdeling Service CleanAir by Baker

“De samenwerking met EsperantoXL verliep erg flexibel. Eind 2016 zijn zij aan het project begonnen. Ze zijn toen bij ons op kantoor geweest en lieten onze IT-specialist twee weken lang bij hun in huis werken. Tijdens het gehele traject dachten ze mee en droegen voortdurend verbeteringen aan. Doordat we tevreden zijn over de samenwerking schakelen we EsperantoXL nog steeds in voor verdere automatisering.”

HET RESULTAAT

Minder papierwerk en snellere afhandeling

Dankzij de mobiele app is papierwerk overbodig geworden en kunnen orders sneller worden afgehandeld door monteurs. Doordat administratieve taken hiermee worden versneld, zijn klanten maar liefst 2 keer zo snel geholpen.

Met de nieuwe backoffice is 80% van de planning geautomatiseerd, waardoor veel tijd bespaard wordt. Slechts de menselijke handelingen, zoals mondelinge afspraken, worden nog gedaan door de medewerkers. De planning is foutloos en nauwkeurig, waardoor CleanAir altijd aan de contractverplichtingen kan voldoen.

CleanAir werkt nu met citizen developers. Met het no code platform van Betty Blocks kunnen teamleden zelf gemakkelijk aanpassingen maken. Met het drag & drop-systeem hoeven zij geen technische kennis te hebben.

Met het nieuwe systeem dat door EsperantoXL is gebouwd heeft CleanAir de handvatten gekregen waarmee zij zelf verder kunnen blijven ontwikkelen. Wil je weten wat dit voor jouw organisatie kan betekenen?

Bel ons op 030 6585 651 of stel je vraag via het formulier.