Robotic Process Automation (RPA) is een innovatieve ontwikkeling die het mogelijk maakt om bedrijfsprocessen te digitaliseren en automatiseren zonder dat daarvoor de hele ICT-structuur op de schop hoeft. Software robots bootsen menselijke taken na, waardoor bepaalde processen op grote schaal geautomatiseerd kunnen worden.

RPA is vooral geschikt voor processen met een hoog volume en een sterk repetitief karakter. Process mining is een potentieel belangrijke en nuttige aanvulling op RPA. Maar hoe werkt deze techniek? En wat is de rol en toegevoegde waarde van process mining bij toepassing binnen het RPA-proces? Wij leggen het uit.

Wat is process mining?

Process mining is een techniek die wordt gebruikt om de werkelijke uitvoering van bedrijfsprocessen te visualiseren. De enorme toename in het gebruik van digitale middelen zorgt er in de praktijk voor dat apparaten en processen een spoor van digitale vingerafdrukken achterlaten in diverse systemen. Elk apparaat of systeem houdt een soort digitaal logboek bij waarin alle gedane stappen en handelingen worden opgeslagen. Door naar structuren te zoeken in die achtergelaten sporen, kan waardevolle bedrijfsinformatie worden vergaard en wordt het mogelijk om processen (denk bijvoorbeeld aan het verwerken van facturen of persoonsgegevens) te optimaliseren.  

Door dataverzamelingen achteraf te analyseren, kun je nagaan hoe processen werkelijk verlopen, waar zich fouten voordoen en welke verbetermogelijkheden er zijn. De digitale vingerafdrukken die in systemen worden achtergelaten, stellen bedrijven in staat om de daadwerkelijke uitvoering van bedrijfsprocessen tot in de kleinste details te visualiseren. Dankzij process mining kun je de werkelijke procesmodellen dus direct reconstrueren en aan een kritische evaluatie onderwerpen.

De voordelen van process mining

Process mining is een goede manier om bedrijfsprocessen te optimaliseren. We zetten de belangrijkste voordelen die de techniek met zich meebrengt even op een rij:

  • Door verschillende aspecten van een bedrijfsproces (afspraken met medewerkers, capaciteitsplanning, de bij het proces gebruikte apparaten, de kennis van individuele medewerkers etc.) in samenhang te tonen, kunnen oorzaak-gevolgrelaties gemakkelijker en sneller in kaart worden gebracht. Dit schept tegelijkertijd ook extra ruimte voor verbeterprocessen.
  • De kwalitatieve voortgang en prestatiecurve van een proces wordt inzichtelijk omdat KPI’s (key performance indicators) definieerbaar en toonbaar worden.
  • Process mining biedt concrete aanknopingspunten voor conformance checking. Dit houdt in dat processen worden getoetst aan de afspraken, regels en richtlijnen.
  • Bedrijfsprocessen kunnen middels process mining in realtime worden gemonitord en bijgesteld.
  • Het creëren van draagvlak voor maatregelen en verbeteringen wordt gemakkelijker omdat de uitvoering van bedrijfsprocessen voor alle betrokkenen inzichtelijk wordt gemaakt. Op die manier worden eventuele weerstanden tegen nieuwe processen, zoals bijvoorbeeld het toepassen van RPA, ook makkelijker overwonnen.

Process mining en RPA

Process mining en de met dit proces gepaard gaande voordelen kunnen ook prima worden gekoppeld aan RPA.

Het opsporen en begrijpen van processen die geschikt zijn voor RPA

Misschien vind je het lastig om te identificeren welke bedrijfsprocessen bij uitstek geschikt zijn voor RPA. Process mining helpt je hierbij door te tonen welke processen voor hoge productiekosten zorgen, een hoog volume met zich meedragen en/of een repetitief karakter hebben.

Daarnaast zorgt process mining er ook voor dat je processen beter gaat begrijpen. Wat zijn de stappen binnen een proces? En welke afwijkingen of knelpunten vertragen het proces of voegen onnodige stappen toe? Met process mining breng je het in kaart en verminder je de foutenratio binnen een RPA-proces. Daarnaast geeft het een goed beeld over de mogelijkheden die zijn te behalen met het robotiseren van een proces.

Belangrijk, want het manueel herstellen van fouten in een RPA-proces kan een geldverslindende en tijdrovende klus zijn. Beslissingen op gevoel maken bij process mining plaats voor besluiten die zijn gebaseerd op harde feiten, terwijl de toegenomen transparantie de kans op een foutieve implementatie van RPA verkleint.

Verbeteringen opsporen

Om ten volle te profiteren van de voordelen die RPA met zich meebrengt, is het ook belangrijk om er zeker van te zijn dat een proces geen fouten of afwijkingen vertoont voordat je de softwarerobots instelt. Process mining biedt ook in dit geval uitkomst. Eén druk op de knop geeft je een overzicht van de werkelijke staat van een proces en toont waar eventuele fouten of knelpunten zitten. Deze kunnen vervolgens verbeterd worden, waardoor de robot ze niet overneemt en dus succesvol in gebruik kan worden genomen.

Meten is weten

Het meten van de resultaten die je met RPA behaalt kan met conventionele tools lastig zijn. En wat je niet kunt meten, kun je ook niet controleren. De software die wordt aangewend voor process mining analyseert of een robot zijn taken optimaal en volgens plan uitvoert. Zo wordt dus direct inzichtelijk gemaakt of de gewenste resultaten zijn behaald.

Conclusie

RPA en process mining vullen elkaar goed aan en vormen in potentie een gouden combinatie. Tezamen versnellen ze automatiserings- en digitaliseringsprocessen aanzienlijk. Dat komt vooral omdat process mining je de gelegenheid geeft om bedrijfsprocessen te visualiseren en analyseren. Bovendien kun je ze toetsen op zwakke plekken en concrete verbeterpunten. Met andere woorden: meten is weten.

Ben je ook nieuwsgierig naar wat RPA en process mining kunnen betekenen voor jouw bedrijf? Neem dan vrijblijvend contact met ons op. Bij EsperantoXL hebben we veel kennis van en ervaring met RPA. Ons streven is dan ook altijd om jouw bedrijf in digitale topconditie te brengen zodat je concurrentiepositie nog sterker wordt.