De situatie

Papierwerk en een handmatige planning

CleanAir beschikt over een eigen serviceafdeling. Ervaren technici ondersteunen bij de validatie, kalibratie en laminaire flow-installaties. Deze technici controleren regelmatig of de werkbanken nog voldoen aan de gestelde eisen. Tijdens deze controle werden de metingen door monteurs met pen genoteerd.

Daarnaast werd de planning op kantoor handmatig gemaakt, wat veel tijd in beslag nam omdat er veel variabelen waren om rekening mee te houden. In de planning moest worden gekeken naar de doorlooptijd en de normtijden van protocollen. Omdat elk apparaat om andere reparaties en controles vroeg, moest de juiste monteur worden gezocht en moest een plek in zijn agenda worden gevonden.

De uitdaging

Veel papierwerk

De technici gaan langs bij de klant om met hun apparatuur validaties uit te voeren. Denk hierbij aan de werking van een kast en het valideren van de zuiverheid op basis van een protocol. Dit gebeurt volledig analoog: met pen worden alle metingen genoteerd en deze worden vervolgens in de backoffice ingevoerd. Dit proces is niet efficiënt en bovendien foutgevoelig.

CleanAir by Baker wilde dit proces versnellen en digitaliseren en kwam terecht bij EsperantoXL. Zo kwamen ze er achter dat het niet een kwestie is van ‘even snel’ digitaliseren. EsperantoXL ontwikkelde een platform met alle functionaliteiten die benodigd zijn voor het digitaliseren van het proces.

De oplossing

Een nieuwe backoffice op basis no code met Betty Blocks

EsperantoXL heeft dit proces – met behulp van Betty Blocks – gedigitaliseerd. Er is een backoffice gebouwd op basis van Betty Blocks, waarin ordermanagement en rapportage zijn ingebouwd. Het systeem kan automatisch contracten op basis van service orders aanmaken. De orders worden ingepland, waarbij rekening wordt gehouden met de agenda van monteurs, de normtijd en de doorlooptijd. De orders worden vervolgens door monteurs opgepakt in een speciaal hiervoor ontwikkelde app.

In deze app vullen monteurs direct de gegevens ter plaatse in. De ingevoerde gegevens gaan direct vanuit deze app naar de backoffice. Hieraan gekoppeld staat een speciaal ontwikkeld klantenportaal waarin klanten de rapportages kunnen goedkeuren.

cabb_devices.png

Het resultaat

Minder papierwerk en snellere afhandeling

Dankzij de mobiele app is papierwerk overbodig geworden en kunnen orders sneller worden afgehandeld door monteurs. Doordat administratieve taken hiermee worden versneld, zijn klanten maar liefst 2 keer zo snel geholpen.

Met de nieuwe backoffice is 80% van de planning geautomatiseerd, waardoor veel tijd bespaard wordt. Slechts de menselijke handelingen, zoals mondelinge afspraken, worden nog gedaan door de medewerkers. De planning is foutloos en nauwkeurig, waardoor CleanAir altijd aan de contractverplichtingen kan voldoen.

CleanAir werkt nu met citizen developers. Met het no code platform van Betty Blocks kunnen teamleden zelf gemakkelijk aanpassingen maken. Met het drag & drop-systeem hoeven zij geen technische kennis te hebben.
Met het nieuwe systeem dat door EsperantoXL is gebouwd heeft CleanAir de handvatten gekregen waarmee zij zelf verder kunnen blijven ontwikkelen. Wil je weten wat dit voor jouw organisatie kan betekenen? Bel ons op 030 6585 651 of stel je vraag via het formulier.
Gerelateerde Projecten

Itho Daalderop - Serviceapp

Monteurs die met een smartphone binnenklimaatapparaten in enkele seconden gebruiksklaar maken. Het kan nu met de nieuwe app voor Itho Daalderop. Lees hier hoe we dit gedaan hebben.

Provincie Zuid-Holland - Applicatie Financieel Toezicht

Gemeenten en gemeenschappelijke regelingen zijn verantwoordelijk voor hun eigen financiële huishouding. Het team Financieel Toezicht van de provincie Zuid-Holland heeft als taak om financieel toezicht te houden op deze organisaties binnen de provincie. Hiermee wordt beoogd een gezonde financiële situatie te bevorderen.

Robidus - Portaal Statusuitvraag

Robidus is een snel groeiend bedrijf en heeft steeds meer werkgevers en werknemers te bedienen in dit proces. Het oude systeem kon deze groei niet aan. In de zoektocht naar een toekomstgerichte oplossing kwam het team bij EsperantoXL terecht.

Provincie Zuid-Holland - Schadeclaims geautomatiseerd

De Eenheid Juridische Expertise en Handhaving van de Provincie Zuid-Holland houdt zich bezig met verschillende beleidszaken, waaronder het afhandelen van schadeclaims. Dit werd nog met Excelsheets gedaan, wat veel tijd in beslag nam en frustrerend was voor medewerkers.

UAS schadeherstel - Intaketool voor schadeclaims

UAS Schadeherstel is een autoschadeherstelbedrijf met vestigingen door het hele land. Ook zijn zij actief als innamepunt voor (private) leaseauto’s. Deze inname werd nog met pen en papier uitgevoerd en het proces dat erop volgde was tijdrovend.

Actief Werkt - Klant- en flexkrachtenportaal

Actief Werkt! schakelde de hulp van EsperantoXL in om een nieuwe app, inclusief klant- en flexkrachtenportaal, te realiseren. Ben je benieuwd hoe dit verliep? Lees snel verder!

Recreatieverzekeringen - Verzekeringsmodule

Om de vernieuwing van RecreatieVerzekeringen succesvol te maken, bouwde EsperantoXL in 3 weken een verzekeringsmodule. Benieuwd hoe dit proces is verlopen? Lees snel verder.

Contentkalender - Online versie van Contentkalender

Contentkalender.nl is via het software-ontwikkelplatform Betty Blocks terecht gekomen bij EsperantoXL. EsperantoXL zag al snel mogelijkheden in de doorontwikkeling van de template, waarop een voorspoedige samenwerking volgde.


toon alles