Een bedrijfsmanagementsysteem
met optie tot uitbreiding voor
diepgaande inzichten in data
De Betonvereniging zet zich al sinds 1927 in voor educatie en verbinding tussen professionals in de betonbouw. Zo’n 60 jaar biedt de Betonvereniging educatie in de vorm van cursussen aan, inmiddels voor 800 tot 1000 studenten per jaar. In 2018 werd het hoog tijd om bestaande bedrijfsprocessen te digitaliseren, om op die manier grotere impact te maken. EsperantoXL ontwikkelde een bedrijfsmanagementsysteem, waarop studenten en docenten gegevens en informatie rondom hun opleidingen en cursussen kunnen beheren.
De situatie
Verouderde bedrijfsprocessen
Zonder digitalisering is het vrijwel onmogelijk om het optimale resultaat te behalen, zo wist ook Maikel Jagroep toen hij in 2018 als directeur het heft in handen mocht nemen bij de Betonvereniging. Een mooi moment om verandering in te luiden, en zo werd al gauw duidelijk dat er behoefte was aan een custom-made applicatie die voldoet aan de complexe eisen en behoeftes rondom het registratieproces van studenten.Naast het registratieproces, moesten ook zaken als facturatie en inzage van studievoortgang worden opgenomen in de portal. Het beoogde doel van deze omslag was om de data die voorheen onduidelijk was, boven tafel te krijgen. Wie is de klant eigenlijk, en hoe kan de klant nóg beter in diens behoeftes worden beantwoord? De keuze viel op het gebruik van low-code platform WEM, en met die keuze bleek EsperantoXL de meest geschikte kandidaat om het project uit te voeren.
De uitdaging
Een toegankelijke portal
De portal diende gebruiksvriendelijk te zijn voor zowel studenten als docenten, en moest daarnaast op een efficiënte manier onbekende data in kaart brengen. Zaken zoals NAW-gegevens, opleidingsbehoeftes, financiën en lesmateriaal moesten allemaal ondergebracht worden onder dezelfde portal. Hierbij is er met veel zorg een roadmap opgesteld, bestaande uit een aantal milestones die gepaard gingen met evaluatiegesprekken.
De oplossing
Inzichtelijke data door bedrijfsmanagementsysteem
Binnen 9 maanden heeft EsperantoXL een low-code oplossing ontwikkeld samen met de Betonvereniging die volledig op maat is ontworpen en ingericht, met ruimte voor doorontwikkeling daar waar nodig. Het voordeel van deze persoonlijke aanpak is dat de Betonvereniging met deze basis de nodige aanpassingen kan maken om ervoor te zorgen dat de oplossing voortdurend kan meebewegen met mogelijke veranderingen en ontwikkelingen.Studenten gebruiken de portal om al hun zaken binnen een handomdraai te regelen, en ook docenten maken er dankbaar gebruik van. Bovendien kan de Betonvereniging nu op handige wijze data inzetten om te peilen waar de behoefte ligt. Hoeveel studenten levert die specifieke klant aan? Waar komen de studenten vandaan; uit de stad of de provincie? Vragen die eenvoudig te beantwoorden zijn, maar zonder een goede registratie in het verleden onbeantwoord bleven. Nu er data beschikbaar is, kunnen er klantgerichte keuzes worden gemaakt waardoor er steeds beter wordt ingespeeld op de markt en de bijbehorende behoeftes.
Het resultaat
Een stevige basis met mogelijkheid tot uitbreiding
Inmiddels is het bedrijfsmanagementsysteem (BMS) actief, wat betekent dat er vanuit deze basis verder kan worden aangevuld om mee te bewegen met de wensen van gebruikers, maar ook de Betonvereniging zelf. Door een datagedreven aanpak kunnen er verdere proposities gemaakt worden die zich toespitsen op de klant en de veranderlijke bedrijfsprocessen.
Het BMS is een portal waarin opleidingen worden geregistreerd en gepland, en waar zowel studenten als docenten kunnen inloggen om te communiceren over NAW-gegevens, lesmateriaal, studievoortgang, enzovoorts. Vanuit deze basis kan er aan de hand van bijvoorbeeld API-sleutels koppelingen gemaakt worden met andere oplossingen. Maar de modulaire insteek maakt het ook mogelijk om de oplossing-op-maat verder te verfijnen, waardoor de Betonvereniging in principe eindeloos uit de voeten kan met de huidige oplossing.We werken nu een jaar of vier met EsperantoXL, en we kunnen met recht stellen dat EsperantoXL onze preferred supplier is geworden. We zijn continu bezig om het systeem verder te verfijnen, en de portal meer toe te spitsen op de wensen van de gebruikers. Wat voor ons van belang was, is de korte communicatielijn en de directe aanpak die EsperantoXL heeft geboden. Korte lijntjes, maar ook regelmatige evaluatiegesprekken hebben goed geholpen om te kijken of we op schema liepen. Het feit dat we al vier jaar met EsperantoXL werken, geeft aan dat ze adequaat te werk gaan en naar tevredenheid van ons de oplossing hebben opgeleverd. De samenwerking en communicatie waren optimaal in het traject.
Hoe kunnen we jouw organisatie op weg helpen?
We zijn benieuwd naar jouw verhaal
Gerelateerd aan industrie of platform
Kempkes Landmeten - Nieuw managementsysteem
Korenhof - Digitale werkbonnen
