Van een statisch en foutgevoelig systeem naar een flexibele en uitgebreide urenregistratiemodule
De Heer land en water is een aannemingsbedrijf in grond, weg en waterbouw. Het bedrijf werkt al ruim 25 jaar in Midden- en West-Nederland en heeft een grote verscheidenheid aan materieel, circa honderdtwintig medewerkers en een vaste poule van in te schakelen zelfstandigen. Opdrachtgevers zijn voornamelijk overheden: provincies, gemeenten, waterschappen en natuurbeheer- en recreatieschappen.
Handmatig ingevulde urenbriefjes
De Heer land en water heeft een groot aantal werknemers die bij verschillende klanten en met verschillend materieel te werk gaan. Dit vraagt niet alleen om een secure planning, maar ook om een nauwkeurige urenregistratie voor een goede verloning en nacalculatie. Er zaten te veel handmatige stappen in het systeem om vanuit de planning tot een urenregistratie te komen.
Maar ook nadat het werk was afgerond kostte dit systeem veel tijd voor de medewerkers. Het was niet mogelijk om hun urenregistratie dagelijks en op locatie te doen, dit werd alleen aan het eind van de week op de computer ingevoerd. Het bedrijf moest steeds achter de uren van de werknemers aan waardoor de gegevens maar een keer per week verwerkt werden.
Het koppelen van vele variabelen
De urenregistratiemodule schoot tekort. Er waren te veel variabelen waar rekening mee gehouden moest worden, zoals het project, de medewerker, het werkgebied en het materieel. En, er waren geen systemen op de markt die aan de wensen voldeden.
De uitdaging was dan ook om een urenregistratiemodule te bouwen die rekening hield met de vele variabelen. De koppeling met het bestaande systeem was lastig, waardoor EsperantoXL een op maat gemaakte tool moest ontwikkelen om gegevens te synchroniseren. Een belangrijke vereiste hierbij was dat het systeem zo eenvoudig mogelijk in gebruik moest zijn voor de medewerkers.
Een uitgebreide urenregistratiemodule
Met de nieuwe urenregistratiemodule wordt de planning automatisch doorgestuurd naar de betreffende medewerker. Via de app kan de medewerker zijn planning bekijken en na zijn shift direct de uren registreren. Dit kan op locatie en vanaf elk soort device. Medewerkers hoeven niet langer naar kantoor.
De gegevens van de medewerkers worden automatisch vertaald naar het CRM-systeem. De planning hoeft niet langer een keer per week handmatig te worden geëxporteerd, maar wordt nu dagelijks automatisch ingelezen. Daarnaast kent het systeem vele uitbreidingen zoals toolboxen, meldingssystemen en het registreren van inname en uitgifte van materieel. De Heer land en water werkt nu met een systeem dat op alle fronten ondersteunt.
Kees Schouten - Senior werkvoorbereider en hoofd ICT bij De Heer land en water:
“De samenwerking met EsperantoXL verliep erg goed. Door middel van schematisch tekenen kwamen onze problemen al snel boven water. EsperantoXL heeft toen gelijk oplossingen aangedragen. Ze begrepen ons gewoon, dat was heel prettig.”
“Ik ben momenteel de enige binnen ons bedrijf die het systeem beheert en bijhoudt. Dan is het fijn om terug te kunnen vallen op EsperantoXL. Ik kan ze meteen bellen bij problemen.”
Het resultaat
De planning hoeft niet langer handmatig te worden geëxporteerd en is hierdoor niet meer foutgevoelig. De planning is nu voor 90% geautomatiseerd. | |
| Met één druk op de knop in de app zijn de uren bevestigd. Het gebruiksvriendelijke systeem bespaart de medewerkers veel moeite en ze hoeven niet meer in hun eigen tijd op een computer de uren in te vullen. | |
| EsperantoXL heeft het systeem gebouwd op het no code-platform van WEM dat door De Heer land en water gemakkelijk kan worden aangepast. Door middel van een training en met een systeem dat simpel is in gebruik, kan het team van De Heer land en water door blijven ontwikkelen en heeft het al meerdere uitbreidingen gebouwd. |
Hoe kunnen we jouw organisatie op weg helpen?
We zijn benieuwd naar jouw verhaal
Gerelateerd aan industrie of platform
Kempkes Landmeten - Nieuw managementsysteem
Korenhof - Digitale werkbonnen
