De afdeling Vergunningen, Toezicht en Handhaving (VTH) van de Gemeente Utrecht maakte gebruik van een Facility Management Systeem. Deze voldeed echter niet aan de wensen. De hulp van EsperantoXL werd ingeschakeld voor de bouw van een nieuw systeem in de vorm van een serviceportaal. Benieuwd hoe dit proces is verlopen? Lees snel verder.
VTH bestaat uit 400 medewerkers. Het informatie- en procesmanagementteam bestaat uit 15 medewerkers, waaronder adviseurs, projectleiders, datateams en functioneel beheerders.
De laatstgenoemden beheren alle primaire applicaties van VTH, waaronder de vergunningsapplicatie SquitXO. Dit is een eigen vergunningverleningssysteem voor interne en ketenpartners. Zo handelen vergunningverleners in SquitXO de vergunningsaanvragen af.
SquitXO en de andere systemen waren gekoppeld aan het Facility Management Systeem voor het bijhouden en verwerken van meldingen. Echter, dit systeem was in de ogen van VTH niet langer de geschikte applicatie.
Gertjan, informatie- en procesmanager bij VTH, schakelde daarom de hulp van EsperantoXL in voor het bouwen van het nieuwe Serviceportaal VTH.
800 internen en externen maakten gebruik van het Facility Management Systeem. De externen bestaan uit onder meer De Veiligheidsregio en de Regionale Uitvoerings Dienst. Het is daarmee zeer belangrijk dat alle partijen op de hoogte zijn van de gemaakte afspraken en de stand van zaken.
Echter, er bleken een aantal problemen te zijn rondom het systeem:
Deze problemen werden voorgelegd aan EsperantoXL met de vraag om een nieuw systeem te ontwikkelen. Een nieuw Serviceportaal VTH dat transparantie biedt aan alle betrokken partijen, van gebruiker tot manager tot klant. De gebruiksvriendelijkheid van het systeem staat voorop, zodat gebruikers snel en efficiënt calls kunnen registreren en afhandelen.
Allereerst is Gertjan, informatie- en procesmanager bij VTH, om tafel gegaan met een expert van EsperantoXL en een expert van Betty Blocks. Gertjan besprak bovenstaande problemen, waarop ze samen de hoofdlijnen in kaart brachten.
EsperantoXL gaf meteen aan het nieuwe systeem te kunnen realiseren met het ontwikkelplatform Betty Blocks, waarop een volgende afspraak werd ingepland met zowel de frontend als backend gebruikers. Onder begeleiding van EsperantoXL mondde deze bijeenkomst snel uit in een functioneel ontwerp. Hiermee kwam het vernieuwingsproces van VTH in een stroomversnelling terecht.
Door de korte lijntjes en de volle focus van EsperantoXL is er in twee weken al een werkend systeem gebouwd. Het nieuwe systeem, in de vorm van een website, maakt het mogelijk voor medewerkers om zelf meldingen te kunnen inschieten en de status daarvan bij te houden.
Met het werkende systeem als uitgangspunt konden de betrokken partijen hun optimalisatiepunten helder doorgeven. Na wat tweaken en bijstellen, is het nieuwe systeem officieel gelanceerd.
Gemeente Utrecht over EsperantoXL
“De bouw van ons nieuwe selfservice portaal verliep ontzettend snel. Ik was al bekend met de Agile- en Scrum-methode, maar het no-code Betty Blocks platform heeft me omver geblazen. In twee weken hadden we al een nieuw werkend systeem! Het was mooi om te zien hoe snel EsperantoXL onze vraagstukken kon vertalen naar een goed en gebruiksvriendelijk Serviceportaal. Wat een gedreven club jonge mensen. Super!”
Het project is eind februari afgerond. Door de vele voordelen van het nieuwe Facility Management Systeem ten opzichte van het oude, is de implementatie een heuglijke gebeurtenis voor alle gebruikers. De goede resultaten van het nieuwe Serviceportaal VTH volgen dan ook vanzelf:
Doordat het nieuwe Serviceportaal VTH een single point of truth is, weten gebruikers zeker dat ze geen calls hebben als de inbox leeg is. Hierdoor ontstaat er meer rust, ruimte en tijd voor andere werkzaamheden. | |
| Gemeente Utrecht hecht veel waarde aan de servicenormen. Zo dienen calls gemiddeld binnen een week te worden afgehandeld. Door de nieuwe app is de gemiddelde doorlooptijd al teruggelopen tot 2,5 dag! | |
| Alle calls zijn vindbaar in het systeem in een gebruiksvriendelijk dashboard. Vanaf alle locaties is het systeem toegankelijk. | |
De afdelingsmanager kan aan de organisatie laten zien waar zijn team mee bezig is. Deze transparantie is een verademing in meetings met de directie. |
Ben jij nu benieuwd wat low-code/no-code oplossingen voor jouw bedrijf kunnen betekenen?
Dan maak ik graag tijd voor je om persoonlijk onze visie op jouw unieke uitdaging met je te delen.
Hieronder heb je binnen 2 minuten een geheel vrijblijvende tête-à-tête in je agenda staan op het moment wanneer het jou uitkomt
Actief Werkt! schakelde de hulp van EsperantoXL in om een nieuwe app, inclusief klant- en flexkrachtenportaal, te realiseren. Ben je benieuwd hoe dit verliep? Lees snel verder!
Om de vernieuwing van RecreatieVerzekeringen succesvol te maken, bouwde EsperantoXL in 3 weken een verzekeringsmodule. Benieuwd hoe dit proces is verlopen? Lees snel verder.
Monteurs die met een smartphone binnenklimaatapparaten in enkele seconden gebruiksklaar maken. Het kan nu met de nieuwe app voor Itho Daalderop. Lees hier hoe we dit gedaan hebben.
Gemeenten en gemeenschappelijke regelingen zijn verantwoordelijk voor hun eigen financiële huishouding. Het team Financieel Toezicht van de provincie Zuid-Holland heeft als taak om financieel toezicht te houden op deze organisaties binnen de provincie. Hiermee wordt beoogd een gezonde financiële situatie te bevorderen.
Robidus is een snel groeiend bedrijf en heeft steeds meer werkgevers en werknemers te bedienen in dit proces. Het oude systeem kon deze groei niet aan. In de zoektocht naar een toekomstgerichte oplossing kwam het team bij EsperantoXL terecht.
CleanAir beschikt over een eigen serviceafdeling. Ervaren technici ondersteunen bij de validatie, kalibratie en laminaire flow-installaties. Deze technici controleren regelmatig of de werkbanken nog voldoen aan de gestelde eisen. Tijdens deze controle werden de metingen door monteurs met pen genoteerd.
De Eenheid Juridische Expertise en Handhaving van de Provincie Zuid-Holland houdt zich bezig met verschillende beleidszaken, waaronder het afhandelen van schadeclaims. Dit werd nog met Excelsheets gedaan, wat veel tijd in beslag nam en frustrerend was voor medewerkers.
Contentkalender.nl is via het software-ontwikkelplatform Betty Blocks terecht gekomen bij EsperantoXL. EsperantoXL zag al snel mogelijkheden in de doorontwikkeling van de template, waarop een voorspoedige samenwerking volgde.