De situatie

Papieren werkbonnen in een bakje

Korenhof werkte nog met papieren werkbonnen. Deze werden door de werknemers handmatig ingevuld en op vrijdagmiddag in een bakje op kantoor gelegd. Een medewerker controleerde deze bonnen vervolgens om ze daarna handmatig in het boekhoudsysteem in te voeren. Iedere week werd er op deze manier een grote hoeveelheid bonnen verwerkt. Medewerkers waren hieraan veel tijd kwijt wat leidde tot grote overheadkosten.

Het team van Korenhof wilde niet langer handmatig gegevens overtypen. Dit systeem was te gevoelig voor fouten. Het doel was om de werkbonnen sneller te verwerken en waarbij dit makkelijker werd voor zowel medewerkers als voor klanten. De oplossing zat in het automatiseren en digitaliseren van het systeem, hiervoor werd EsperantoXL ingeschakeld.

De uitdaging

De koppeling met het financiële systeem

Korenhof werkt met het financiële pakket Unit4. Het bleek een behoorlijke uitdaging om het nieuwe systeem aan dit bestaande pakket te koppelen. EsperantoXL bracht eerst in kaart hoe de financiële administratie werd gebruikt door Korenhof.

De volgende stap was het aansluiten van het nieuwe systeem op het bestaande boekhoudpakket. De door Unit4 geleverde API (application programming interface - digitale koppeling) werd hiervoor ingezet. Toen de systemen eenmaal gekoppeld waren ging het implementeren vrij snel. Door het gebruik van het no-code platform WEM was het eenvoudig om in korte tijd een applicatie te ontwikkelen.

De oplossing

Een app met digitale werkbonnen

EsperantoXL ontwikkelde een webapplicatie waarmee de papieren werkbon volledig gedigitaliseerd is. Daarnaast zijn er slimmigheden toegevoegd om de administratie en het gebruik zo eenvoudig mogelijk te maken. Alle functies zijn samengebracht in één app die eenvoudig in gebruik is.

De planners kunnen nu gemakkelijk opdrachten aan werknemers koppelen. De werknemer kan vervolgens via de app op zijn telefoon, tablet of computer zijn taken zien. Na het einde van de werkdag vult de werknemer de bon in, die daarna automatisch wordt verwerkt. Het systeem maakt de factuur aan die wordt verzonden naar het boekhoudsysteem. Korenhof kan hiermee de volgende dag de factuur al naar de klant sturen.

Isma Strien – Financieel medewerker Korenhof

“De samenwerking is goed verlopen. Het team van EsperantoXL komt niet uit de bouw, maar ze konden zich razendsnel en goed inleven in onze wensen. We hadden eerst één aanspreekpunt binnen EsperantoXL. Maar nu hebben we er een tweede aanspreekpunt bij. Dat vind ik erg prettig. Als iemand er niet is, kan een collega het project meteen oppakken.”

Het resultaat

Geautomatiseerde processen met een druk op de knop

De facturatie stroom is verminderd van 3 weken naar 5 tot 10 dagen. De omzet is nu al gemaakt voordat de kosten worden gerekend en Korenhof kan sneller haar klanten factureren. Dit zorgt voor een snellere liquiditeit voor het bedrijf.


Medewerkers hoeven nu niet meer in hun eigen tijd bonnen in te vullen. De bonnen worden met één druk op de knop aangemaakt en ingevuld. Ook hoeven de bonnen niet meer naar kantoor worden gebracht, het systeem stuurt ze automatisch door.

Het systeem is niet meer gevoelig voor menselijke fouten. Vrijwel alle processen zijn geautomatiseerd.

EsperantoXL ontwikkelt razendsnel software op maat

Onze aanpak is vooral geschikt voor organisaties die flexibel moeten zijn in hun business en organisaties die processen willen automatiseren of verbeteren.

Ben je benieuwd naar wat Rapid Application Development kan betekenen voor jouw organisatie? We ontdekken graag samen met jou de mogelijkheden.

Gerelateerde Projecten

De Heer land en water - Urenregistratiemodule

Van een statisch en foutgevoelig systeem naar een flexibele en uitgebreide urenregistratiemodule


toon alles