Optimaal inzicht in schadeclaim
informatie voor de provincie Zuid-Holland

Van handmatige invoer naar een geautomatiseerd systeem

De Eenheid Juridische Expertise en Handhaving van de Provincie Zuid-Holland houdt zich bezig met verschillende beleidszaken, waaronder het afhandelen van schadeclaims. Dit werd nog met Excelsheets gedaan, wat veel tijd in beslag nam en frustrerend was voor medewerkers. EsperantoXL werd ingeschakeld om dit proces te automatiseren en hiermee taken te versimpelen voor het hele team.

De situatie

Handmatige invoer van gegevens

De schadeafdeling van de provincie Zuid-Holland verwerkte alle informatie nog steeds in Excel. Wanneer iemand een schade probeerde te verhalen op de provincie, bracht dit een ingewikkelde administratieve stroom op gang. Schadeclaims werden handmatig van een schadeformulier of e-mail overgetypt. Dit was een inefficiënte manier van werken die veel tijd kostte en tot fouten leidde.

Omdat slechts één persoon tegelijk in het bestand kon werken, maakte elke medewerker eigen lijsten aan. Deze lijsten waren niet met elkaar gesynchroniseerd, waardoor het totaaloverzicht voor iedereen zoek was. Wanneer een collega ziek werd kon de rest van het team nauwelijks het werk overnemen, omdat zij geen idee hadden van de voortgang en status van bepaalde zaken

De uitdaging

Handmatige administratie automatiseren met passende software

Via een platform voor overheden en waterschappen kwam de Provincie Zuid-Holland erachter dat andere organisaties werken met geautomatiseerde systemen waarin schadezaken gemakkelijk kunnen worden bijgehouden en opgeslagen. Dit leek ook voor hen een noodzakelijke oplossing. Een van de grote uitdagingen was het koppelen van een nieuw te bouwen backoffice met bestaande systemen.

Het team van EsperantoXL werd ingeschakeld en kwam wekelijks bij de Provincie Zuid-Holland over de vloer. Door deze intensieve samenwerking kon EsperantoXL zo goed mogelijk inspelen op de wensen en bijsturen wanneer mogelijk. EsperantoXL maakte in een rap tempo een aantal demo’s, waardoor het team een beter beeld kreeg van de mogelijkheden. Toen al snel bleek dat ze op de goede weg zaten, is EsperantoXL al binnen een week begonnen met het realiseren van het systeem.

De oplossing

Een uitgebreide geautomatiseerde backoffice

Het team van EsperantoXL bouwde een backoffice op het No-code platform waarin alle informatie rondom schade en claims kan worden opgeslagen. Het systeem is veelzijdig. De medewerkers kunnen nu zien hoeveel schades binnengekomen zijn en doorlinken naar een dossier of formulier. Ze kunnen hun eigen zaken bijhouden, maar hebben ook inzicht in het werk van collega’s. Daarnaast werkt het schadeteam nu met actielijsten, waarin ze kunnen zien wat er per week moet worden afgehandeld.

Met het nieuwe systeem hebben medewerkers weer het overzicht terug en kunnen zij rapportages uitdraaien. Interne processen zijn gestroomlijnd, waardoor medewerkers meer tijd overhouden om zich te focussen op belangrijke taken en minder tijd kwijt zijn aan administratieve rompslomp.

Ilonka Boer-van den Adel – Juridisch beleidsondersteunend medewerker bij de Provincie Zuid-Holland

“Wij hadden zelf niet een goed beeld van hoe het systeem eruit zou moeten komen te zien, omdat wij al jaren op dezelfde manier werken. EsperantoXL luisterde heel goed naar de wensen van de gebruikers en stelde steeds exact de juiste vragen. Hierdoor konden ze de beste oplossingen bieden.”

Het resultaat

	Medewerkers zijn niet langer afhankelijk van Excelsheets. Met een complete backoffice worden gegevens verzameld en verwerkt, waardoor het gehele proces is geautomatiseerd. Iedereen heeft nu altijd een volledig overzicht.

	Een technische koppeling zorgt dat programma’s op elkaar aansluiten. De API koppelt verschillende systemen aan elkaar, waardoor data gemakkelijk kan worden opgehaald en gesynchroniseerd met verschillende lijsten en systemen. Informatie hoeft nooit meer handmatig te worden overgetypt.

	Het gebruiksvriendelijke systeem met veel handigheden zorgt ervoor dat de afdeling wordt ontlast, schadeclaims efficiënter kunnen worden afgehandeld en dat fouten kunnen worden voorkomen. Dit bespaart tijd en moeite voor iedereen.

Nu het nieuwe systeem in gebruik is genomen, wordt er een grote efficiëntieslag gemaakt bij de Eenheid Juridische Expertise en Handhaving. Het systeem bevalt zo goed, dat EsperantoXL is gevraagd om verder te gaan met het automatiseren van verschillende processen voor de Provincie Zuid-Holland.