Een systeem dat potentieel voor alle provincies toepasbaar is

Provincie Zuid-Holland

Gemeenten en gemeenschappelijke regelingen zijn verantwoordelijk voor hun eigen financiële huishouding. Het team Financieel Toezicht van de provincie Zuid-Holland heeft als taak om financieel toezicht te houden op deze organisaties binnen de provincie. Hiermee wordt beoogd een gezonde financiële situatie te bevorderen.

PZH AFT 01 b

De situatie

Een verouderd systeem

Financieel toezicht is geen proces waarvoor standaardapplicaties (zoals een boekhoudpakket of een salarisadministratiesysteem) beschikbaar zijn. Daarvoor is het proces te specifiek.

De afdeling Financieel Toezicht van de provincie Zuid-Holland werkte met een systeem dat niet optimaal aansloot op de werkprocessen. Daarnaast werkte dit systeem niet heel gebruiksvriendelijk en was het uitwisselen van data lastig. Dit zorgde voor veel handmatige acties die met behulp van losse Excel bestanden moesten worden uitgevoerd.

PZH AFT 03

De uitdaging

Een grote hoeveelheid data

De provincie had de wens om een app te ontwikkelen voor deze specifieke bedrijfsprocessen waar geen standaardpakketten voor bestonden. Het nieuwe systeem zou met no-code moeten worden gebouwd. Het team van EsperantoXL begon met het opbouwen van de gewenste onderdelen en keek hierbij kritisch waar mogelijke verbeterpunten lagen.

Een van de grote uitdagingen was dat een grote hoeveelheid documenten en data in het systeem moet worden verwerkt. De afdeling Financieel Toezicht werkt met veel momentopnames zoals jaarrekeningen en begrotingen van gemeentes en gemeenschappelijke regelingen. Daarvoor moeten veel gegevens handmatig worden ingevoerd. Het was de taak aan EsperantoXL om een manier te vinden waarop het invoeren en overtypen minder tijdrovend en foutgevoelig zou zijn.

PZH AFT 05 2000x1333

De oplossing

Een digitale kaartenbak

Toezichthouders kunnen inloggen in het nieuwe systeem dat EsperantoXL heeft gebouwd. Op het gemeentedashboard zien de toezichthouders een overzicht van hun gemeenten en gemeenschappelijke regelingen. Zij kunnen snel navigeren naar de benodigde documenten op verschillende niveaus in het systeem. De documenten zijn geordend als een grote kaartenbak en per categorie kunnen getallen worden ingevoerd en beheerd. De opbouw van het nieuwe systeem is intuïtief en de invoer van data is eenvoudiger geworden. Binnen het systeem worden berekeningen uitgevoerd voor wettelijke kengetallen, maar ook voor het bepalen van een risicoprofiel.

Aan de achterkant biedt het systeem nieuwe mogelijkheden voor de provincie. Anders dan vroeger kunnen verbanden worden getrokken en trends vastgesteld door de meerjarige vastlegging en data-analyse. Hierdoor kan de provincie rapporten opstellen en per gemeente zien hoe deze zich ontwikkelt door de tijd heen. Dit maakt het toezichthouden makkelijker voor de provincie Zuid-Holland.

Marcel van der Ark, team Teamcoördinator Financieel Toezicht bij de Provincie Zuid-Holland:

“Wij wisten alles over de inhoud en EsperantoXL wist alles over de techniek en opbouw van een goede gebruiksvriendelijke applicatie. Hierdoor waren we een goed team. We kwamen eens in de twee weken bij elkaar en hadden tussendoor veel telefonisch contact.

Het team van EsperantoXL dacht met ons mee en gaf waardevolle suggesties. Ze boden uiteindelijk nog meer dan wij hadden verwacht.”

Pzh aft screen

Het resultaat

Een overkoepelend systeem voor provincies

Het systeem is ook toepasbaar op andere provincies. Ook de provincie Gelderland was op zoek naar een nieuw systeem en hoorde van het project van de provincie Zuid-Holland. Gelderland is toen al in de ontwikkelfase aangehaakt en bij de demo’s aanwezig geweest. Hierdoor heeft EsperantoXL een systeem kunnen ontwikkelen dat voor beide provincies aansluit.

Meerdere provincies hebben al aangegeven geïnteresseerd te zijn en mogelijk kan het systeem zelfs in heel Nederland worden gebruikt. De provincies willen meer samenwerking en dit IT-project is een goed voorbeeld van het bundelen van de krachten en het zoeken naar een gezamenlijke oplossing.

Hoe kunnen we jouw organisatie op weg helpen?

We zijn benieuwd naar jouw verhaal

Gerelateerd aan industrie of platform

Gemeente Utrecht - Serviceportaal

De afdeling Vergunningen, Toezicht en Handhaving (VTH) van de Gemeente Utrecht maakte gebruik van een Facility Management Systeem. Deze voldeed echter niet aan de wensen. De hulp van EsperantoXL...

EsperantoXL
Korenmolenlaan 1-G
3447 GG Woerden

T 085 760 35 99
H 085 760 37 57
@ info@esperantoxl.nl