Robotic Process Automation (RPA) is een goede manier om vaak voorkomende bedrijfsprocessen en taken met een hoog repetitief gehalte te automatiseren en zo tijd en kosten te besparen, de kwaliteit te verhogen en in control te blijven. Aangezien het toepassen van RPA een technisch uitdagende klus is, huren veel bedrijven een RPA-specialist in. Het is echter wel belangrijk om de juiste RPA-consultant te kiezen. Op welke punten moet je letten bij het maken van je keuze? En welke eigenschappen zijn belangrijk en kenmerkend voor een goede RPA-consultant? Lees het in deze blog!

Een goede RPA-consultant heeft technische know-how

De techniek die wordt gebruikt om RPA-oplossingen te realiseren is een eerste aandachtspunt bij het screenen van een consultant. Is de partij die je op het oog hebt een vernieuwer of loopt hij vooral achter de muziek aan? De meeste goede aanbieders voeren tussentijds aanpassingen door om hun product te optimaliseren of brengen geregeld nieuwe versies van hun RPA-software of zelfs een geheel nieuw product uit.

Kies dus bij voorkeur een RPA-consultant die op de hoogte is van de nieuwste stand van de beschikbare techniek. Consultants moeten vooral op de hoogte zijn van de voor- en nadelen van de verschillende tooling die beschikbaar is op de markt. Heeft hij of zij ervaring met het bouwen van robots met deze tools? Daarnaast is het belangrijk dat een consultant beschikt over een brede technische kennis in het algemeen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan database-kennis, webservices en API. De software is immers een laag die over bestaande systemen heen wordt gelegd. Hier goed mee omgaan vereist een brede technische kennis.

Aanwezige proceskennis bij RPA-consultants

RPA is een een veld dat de laatste jaren razendsnel is gegroeid. Nieuwe ontwikkelingen en technieken volgen elkaar in een hoog tempo op. Dit betekent ook dat managers en werknemers niet altijd exact weten welke stappen nodig zijn voor het succesvol implementeren van RPA-technologie. Kies daarom voor het inhuren van een consultant die het actuele totaalplaatje wel in zijn hoofd heeft zitten.

Een goede RPA-consultant kan bedrijfsprocessen doorgronden en precies vertellen welke taken wel of juist niet geschikt zijn voor softwarerobots. Hij of zij kan ook haarfijn uitleggen op welke manieren RPA bepaalde bedrijfsprocessen kan verbeteren en welke stappen je moet doorlopen. Het is een meerwaarde dat een consultant zowel op technisch als op zakelijk niveau kan meepraten. Je ziet nu nog te vaak dat een RPA-developer alleen het werk van een analist uitvoert. Het zijn echter juist de kennis van en ervaring met processen en tooling die zorgen voor de best mogelijke implementatie.

Hulp bij het kiezen

Het kiezen van de juiste RPA-software gaat gepaard met het overwegen van behoorlijk wat aspecten. Denk bijvoorbeeld aan de sector waarbinnen je actief bent of de bijzonderheden van jouw bedrijf. Daarnaast is de keuze ook afhankelijk van de binnen het bedrijf gebruikte systemen, de IT-omgeving en de wensen van klanten om al dan niet zelf robots te ontwikkelen. Houd ook rekening met de schaal van robotisering. Een klein bedrijf is gelimiteerd in zijn mogelijkheden omdat daar nooit zoveel bespaarpotentieel gehaald kan worden. Sommige RPA-tools zijn er alleen geschikt voor de grote bedrijven.

De bovenstaande punten zijn belangrijk omdat veel organisaties die aan de slag gaan met RPA niet genoeg oog hebben voor de diversiteit binnen deze technische branche. Hierdoor kiezen ze te snel voor een variant die op het eerste oog geschikt lijkt. Hierbij komen ze achteraf vaak bedrogen uit.

Het inhuren van een goede RPA-consultant helpt je om dit probleem te omzeilen. Het is namelijk een van de hoofdtaken van zo’n specialist om zich te verdiepen in de bijzonderheden van jouw bedrijf en die te koppelen aan de juiste software voor jouw organisatie.

RPA-consultants en snelheidswinst

Door een RPA-consultant te kiezen die veel projectervaring en kennis in huis heeft, kun je vaart maken met het ontwikkelen en toepassen van RPA. Zo ben je er zeker van dat RPA vloeiend werkt in combinatie met de techniek die je reeds in huis hebt. Dit betekent dat je zelf geen grote veranderingen in je IT-landschap door hoeft te voeren en dat de robots snel en eenvoudig kunnen worden geïmplementeerd. De snelheidswinst die voortkomt uit deze aanpak levert jouw bedrijf voordeel op ten opzichte van je concurrenten.

Contact met het complete team

Het succesvol ontwikkelen en implementeren van RPA is een joint effort. Een goede RPA-consultant zorgt er dus voor dat iedereen die bij het RPA-project betrokken is (senior consultants van de klant, het ontwikkelteam, werknemers die gaan werken met de robots, proceseigenaren, security en risk) rondom de tafel gaat zitten en meedenkt. Hij of zij zorgt voor een ontspannen setting waarin iedereen elkaar en elkaars rollen en verantwoordelijkheden leert kennen.

Zo ontstaat uiteindelijk ook draagvlak en support van het team, belangrijke voorwaarden voor het slagen van een RPA-project. Daarnaast helpt de RPA-consultant om de vraag, klantverwachting, wensen en eisen zo helder mogelijk voor het voetlicht te brengen.

Trainingsmogelijkheden voor medewerkers

Om maximaal te profiteren van de voordelen van RPA, is het belangrijk dat medewerkers snel en goed leren hoe ze met de nieuwe softwarerobots moeten samenwerken en hoe ze bepaalde aanpassingen kunnen doen. Een goede RPA-consultant besteedt dan ook veel aandacht aan training. Het trainingsmateriaal kan bestaan uit cursussen die op locatie worden gehouden, trainingen die op afstand worden aangeboden of online-trainingen die werknemers kunnen volgen, al dan niet met klantspecifieke cases.

Korte communicatielijnen

Omdat een overstap naar RPA een proces is dat nogal wat afstemming vergt, is het belangrijk dat een RPA-consultant goed bereikbaar is en er korte communicatielijnen op nahoudt. Je kunt al in een vroeg stadium checken of dit het geval is. Doet de consultant er meerdere dagen over om te reageren op telefoontjes of vragen per e-mail? Of heb je binnen een paar uur al antwoord op brandende vragen? De responsiviteit zegt vaak veel over de aan- of afwezigheid van een proactief karakter.

Conclusie

Het inhuren van een RPA-consultant middels detachering of op projectbasis is een prima manier om jouw bedrijf voor te bereiden op het gebruik van softwarerobots. Het is vooral belangrijk dat de consultant beschikt over de broodnodige tech- en proceskennis en het hele team bij het ontwikkelings- en implementatieproces weet te betrekken. Korte communicatielijnen zijn ook wenselijk als het aankomt op een optimale afstemming van RPA-processen. Ook de schaal van robotisering speelt een rol. Hoe meer processen je namelijk robotiseert, hoe intensiever het beheer daarop wordt. Maar ook dit beheer is met de juiste kennis goed te automatiseren.

Ben je benieuwd naar de voordelen en mogelijkheden van RPA en de aanpak die wij hanteren? Neem dan gerust vrijblijvend contact met ons op. Het is namelijk ons doel om jouw bedrijf in digitale topvorm te brengen.