Steeds meer bedrijven maken gebruik van Robotic Process Automation (RPA) om repetitieve en veelvoorkomende taken te automatiseren. Dit komt de efficiëntie van workflows ten goede en scheelt tijd en geld. Maar hoe implementeer je RPA in de praktijk binnen jouw bedrijf? Wat zijn de belangrijkste stappen die je moet doorlopen en de kernpunten waar je aan moet denken? Wij leggen het uit.

Processen prioriteren

De eerste stap binnen een RPA-traject is het selecteren en prioriteren van taken of processen die in aanmerking komen voor robotisering. Dit doe je aan de hand van een quickscan. Deze is gebaseerd op criteria zoals volume, frequentie en de foutgevoeligheid van een bepaald proces. De scan toont welke processen de meeste RPA-potentie hebben en wat de te verwachten voordelen van robotisering zijn. Ook kun je hier de hulp inroepen van een RPA-consultant

De realiteit leert dat de benodigdheden die je in huis moet hebben om RPA succesvol te implementeren vaak worden onderschat. Veel bedrijven denken dat het pad naar robotisering al in enkele weken geplaveid kan worden. In de praktijk duurt het echter vaak enkele maanden om het proces goed voor te bereiden en te implementeren. RPA is namelijk geen kwestie van ‘plug and play’.

Het is daarom ook belangrijk om veel aandacht te besteden aan de verkennende fase en duidelijk te identificeren welke processen wel of niet geschikt zijn voor RPA. Bij het analyseren van processen op RPA-geschiktheid hoort ook een onderzoek naar het te verwachten rendement op de investering (ROI). Hiermee weet je al in een vroeg stadium wat je op financieel vlak kunt verwachten van de transitie naar RPA. Denk ook aan een algemene procesanalyse met het oog op verbeterpunten. Door procesanalyses te combineren met andere oplossingen, worden de kosten van het onderzoek doen beter verdeeld.

Doel vaststellen en draagvlak creëren

Nadat je hebt vastgesteld welke bedrijfsprocessen in aanmerking komen voor robotisering, ga je de doelstelling van jouw RPA-project formuleren. Het is daarbij vooral belangrijk om alle neuzen dezelfde kant op te krijgen. Een combinatie van de woorden ‘robot’ en ‘automatisering’ zorgt in eerste instantie soms voor scepsis bij werknemers.

Zorg er dus voor dat je iedereen die bij het RPA-project betrokken is (senior consultants van de klant, het ontwikkelteam, proceseigenaren, risk, security, een vertegenwoordiging van mensen die het werk nu handmatig doen) rondom de tafel krijgt. Zorg voor een ontspannen setting waarin iedereen elkaar en elkaars rollen en verantwoordelijkheden leert kennen. Zo ontstaat ook draagvlak en support van het team. Dit zijn belangrijke voorwaarden voor het welslagen van een RPA-project. Daarnaast is het ook belangrijk dat je het mandaat van het management hebt. Daarnaast helpen de sessies om de vraag, klantverwachting, wensen en eisen zo helder mogelijk te krijgen. Door het proces te visualiseren, kunnen we goed doorvragen waardoor de ideale oplossing snel binnen handbereik komt.

  • Wat gaan we samen bouwen?
  • Waarom gaan we dit doen?
  • Welk effect heeft RPA op welke bedrijfsprocessen?
  • Wat is voor de klant (extra) belangrijk?

Procesbeschrijving maken en doorlopen

De input vanuit de sessies vormt de basis voor een degelijke procesbeschrijving. Consultants en vertegenwoordigers van de klant doorlopen het proces. De keten- en IT-afhankelijkheden worden nauwkeurig in kaart gebracht om de RPA-oplossingen nauwgezet af te stemmen op concrete eisen, wensen en behoeften van het bedrijf.

Door alle onderdelen van het proces te bespreken, kan de ontwikkelaar aannames toetsen en alle vertegenwoordigers bij het ontwikkelproces betrekken. Dit zorgt in een latere fase ook voor een breder draagvlak voor de oplossing.

In deze fase worden ook de architectuur en te gebruiken tools voor de RPA-applicatie bepaald. Denk bijvoorbeeld aan het gebruik van RPA-tools zoals kosten, licentiestructuur, schaalbaarheid, de keuze voor attended of unattended robots, de eventuele integratie van RPA met API’s of de keuze voor een Agile- of Waterfall-methodologie.

Schetsen

Als het gehele proces gezamenlijk is doorgenomen, is het tijd om de robot te schetsen. Welke functionaliteiten kunnen medewerkers verwachten? En wat verandert er ten opzichte van bestaande processen?

Bij EsperantoXL schetsen we applicaties en RPA-oplossingen vooral op basis van al bestaande bedrijfsprocessen. Dit dwingt de deelnemers om op een kritische en andere manier te kijken naar het te automatiseren proces. Bovendien bespaart een dergelijke werkwijze veel tijd en discussie achteraf. We werken liever met plaatjes dan met vuistdikke documenten.

De sessies, schetsen en procesbeschrijvingen monden gewoonlijk uit in een document dat alle besproken informatie bevat. Als de klant akkoord is met het document, kan gestart worden met het ontwikkelproces.

De implementatiefase

De implementatiefase brengt de opgeleverde software dichter bij de eindgebruikers. Hier hoort ook bij dat je als ontwikkelaar de technische haalbaarheid van een oplossing van tevoren bepaalt. Je kunt namelijk niet altijd met een robot alles doen wat iemand nu handmatig uitvoert. Denk bijvoorbeeld aan het uitlezen van een applicatie die zo geprogrammeerd is dat een RPA-tool er niet direct mee kan communiceren. Zeker in het geval van RPA is het verstandig om te werken met de zogenaamde SCRUM-techniek. Dit is een iteratieve manier van werken die snel zorgt voor werkende stukken software waar de eindgebruiker direct feedback op kan geven. Het voordeel: extra flexibiliteit omdat je tijdig kunt bijsturen en in staat bent om rap in te spelen op nieuwe of veranderde inzichten.

Het beste is om klein te beginnen. Vervolgens kan de uitval worden geanalyseerd en kan deze stap voor stap worden toegevoegd, zodat deze ook door de robot kan worden afgehandeld. Die werkwijze zorgt voor een snelle implementatie en legt de focus op de juiste zaken.  

Het platform inrichten

Om alles gereed te maken voor een soepele start, is het van belang om in de inrichtingsfase randvoorwaarden optimaal in te vullen. Denk bijvoorbeeld aan het configureren en testen van de robot of het trainen van medewerkers. Hierdoor leren ze snel hoe ze de robot moeten onderhouden en kleine aanpassingen kunnen doorvoeren. Je kunt natuurlijk ook kiezen voor het creëren van een speciaal team dat de robots bouwt en beheert. Het voordeel daarvan is dat de know-how gecentraliseerd is en waarschijnlijk het volle potentieel van de RPA-tool wordt benut.

Als je de robots intern beheert, is het van belang om medewerkers te begeleiden. Hier kunnen ze de impact van de verandering op het procesverloop doorgronden en weten ze hoe ze de robot moeten integreren en beheren binnen de organisatie.

Tijdens het implementatietraject is het ook van belang dat je vroegtijdig feedback krijgt van de gebruikers en RPA-processen kunt bijsturen waar nodig. Sprints van een week zijn de beste manier om dit doel te verwezenlijken.

Tijdens de sprints worden de belangrijkste items van de backlog gehaald en ontwikkeld. Vervolgens wordt er getest. Als uit dit proces geen bevindingen naar voren komen, wordt het item als ‘done’ gemarkeerd en wordt het volgende item opgepakt. Dit herhaalt zich tot alle items van de backlog uiteindelijk behandeld zijn. Elke sprint wordt afgesloten met een demo.

De release

Na het doorlopen van de bovenstaande stappen zijn de softwarerobots klaar om live te gaan. Het is in deze fase vooral belangrijk om je releasemanagement goed op orde te hebben. Draag vooral zorg voor een goed kwaliteitsproces, bijvoorbeeld in de vorm van een OTAP-straat (Ontwikkel, Test, Acceptatie, Productie).

Dit stelt je in staat om een go-live-checklist bij te houden en te beoordelen of een bepaalde RPA-versie klaar is om in de praktijk gebracht te worden. Het systeem moet toegankelijk zijn voor het ontwikkelteam en medewerkers binnen een bedrijf die direct met RPA-processen te maken hebben. Houd er wel rekening mee dat er vrijwel altijd kort na livegang toch nog zaken naar boven komen die niet voorzien zijn. Vaak zijn dergelijke zaken snel te fixen. Het is echter wel van belang om stakeholders hier alvast op voor te bereiden.

Conclusie

Om optimaal te profiteren van de voordelen die gepaard gaan met RPA, is het belangrijk om een goed en duidelijk stappenplan te doorlopen dat de bovengenoemde elementen bevat.

Bij EsperantoXL hanteren we een glasheldere, stapsgewijze aanpak die de klant bekend maakt met en voorbereidt op alle bijzonderheden die gepaard gaan met RPA. Wij vinden het belangrijk dat we jouw organisatie achterlaten met geautomatiseerde processen én met medewerkers die goed voorbereid zijn op het samenwerken met de softwarerobots.

Benieuwd naar wat RPA allemaal voor jouw bedrijf kan betekenen? Neem dan gerust vrijblijvend contact met ons op om de mogelijkheden en een plan van aanpak door te spreken.