Vandaag de dag omarmen steeds meer bedrijven Robotic Process Automation. Door de inzet van softwarematige robots zijn organisaties namelijk in staat om snel en foutloos op te schalen.

Software robots zijn virtuele werknemers die je personeel ontzorgen in verschillende werkprocessen. Werknemers kunnen zich daardoor meer richten op waarde toevoegende taken. Maar welke verschillende toepassingen van Robotic Process automation zijn er? En welke voordelen hebben ze voor jouw bedrijf? Wij laten het zien.

Wat is robotic process automation?

Robotic Process Automation is de term die wordt gebruikt voor het automatiseren van een of meerdere bedrijfsprocessen met behulp van software robots. Software robots zijn individuele apparaten die slimme automatiseringsoplossingen draaien.

Software robots zijn flexibel van aard en kunnen geïnstalleerd worden op pc’s, virtuele servers of virtuele machines. Software robots zijn vooral erg bruikbaar in werkomgevingen waar op grote en repetitieve schaal bepaalde handelingen worden verricht of grote hoeveelheden gestructureerde data worden verwerkt. Denk bijvoorbeeld aan geautomatiseerde transacties in de financiële sector.

software robot

Voordelen van software robots

Het gebruiken van RPA-software robots heeft voor bedrijven een aantal belangrijke voordelen. We zetten de belangrijkste voor je op een rijtje.

  • Bots zijn uitstekende werknemers. Ze kunnen 24 uur per dag doorwerken, worden niet moe of ziek en maken geen fouten. Bovendien nemen ze ook saaie taken, die gewone werknemers niet graag uitvoeren, probleemloos voor hun rekening.
  • Het schalen van werkzaamheden wordt een stuk gemakkelijker als je gebruikmaakt van software robots. Wanneer je extra hulp nodig hebt, kunnen er razendsnel nieuwe robots aan het arbeidsproces worden toegevoegd. Daarnaast is het ook mogelijk om bestaande robots aan het workflow proces aan te passen door ze andere taken te geven. Software robots kun je bovendien uitzetten in minder drukke tijden.
  • RPA ontlast het personeel. In plaats van vele uren te besteden aan vervelende, handmatige en zich herhalende taken, kunnen werknemers hun aandacht vestigen op meer uitdagende werkzaamheden die extra waarde toevoegen aan het bedrijf.
  • Software robots vormen een onuitputtelijke ‘pool’ van virtuele werknemers.
  • Je hoeft bestaande systemen niet of nauwelijks aan te passen als je RPA-software robots in bedrijfsprocessen wilt incorporeren.

Soorten RPA-software robots

Een groot voordeel van RPA is dat de technologie in vrijwel elke bedrijfsomgeving kan worden ingezet. Er zijn dan ook verschillende toepassingen van Robotic Process Automation die een toegevoegde waarde zijn voor een breed spectrum aan bedrijven. We zetten de belangrijkste op een rijtje.

1. Bots voor website-interactie

Hoewel de opkomst van het internet de bedrijfsvoering in veel opzichten gemakkelijker heeft gemaakt, levert het ook een berg werk op. Het continue inloggen om bestanden te uploaden of het afstruinen van ontelbare websites op zoek naar relevante data zijn zomaar een paar voorbeelden.

Een RPA-softwarerobot biedt uitkomst. De bot logt dagelijks in, navigeert door de pagina’s en downloadt de benodigde documenten en data. Is de robot klaar? Dan stuur hij keurig een notificatie naar de werknemer(s) dat de bestanden klaar staan.

2. Datamanagement bots

Goede data is van groot belang voor een soepel draaiend bedrijf dat inspeelt op de actualiteit van vraag en aanbod. Maar het handwerk dat nodig is om al die informatie te managen kan een duur en tijdrovend proces zijn.

Een datamanagement robot kan data uit verschillende bronnen verzamelen, manipuleren en gericht gebruiken. Zo’n digitale werknemer kan bijvoorbeeld assisteren bij het invoeren van data om diverse rapporten te kunnen uitdraaien of het selecteren van belangrijke info uit lijvige pdf-bestanden.

robotic process automation

3. IT-service bots

IT-diensten kunnen natuurlijk niet zonder de speciale communicatieve vaardigheden en probleemoplossende vermogens van menselijke werknemers. IT-service bots voorkomen dat servicemedewerkers worden overspoeld door simpele en repetitieve taken. Zo kunnen jouw mensen zich focussen op hun belangrijke en dienstverlenende kerntaken.

Een goed voorbeeld is het resetten van een wachtwoord. Zonder RPA komt een wijzigingsaanvraag via de mail binnen. Tussen belangrijkere taken door moet een menselijke werknemer de tijd vinden om de aanvraag af te handelen. Dit kan zowel bij de werknemer als de aanvrager voor irritaties zorgen. Een IT-service bot onderschept de aanvraag. Omdat hij de aanvraag herkent als een eenvoudige, op vaste regels gebaseerde taak, reset hij het wachtwoord direct.

4. Bots voor factuurverwerking

Het ontvangen en versturen van facturen is een bulkwerkzaamheid binnen elk bedrijf. Zeker grote bedrijven, die grote aantallen rekeningen verwerken, kunnen RPA goed gebruiken om het factureringsproces te versoepelen.

Bots voor factuurverwerking kunnen met behulp van een techniek als OCR (optical character recognition) facturen lezen en matchen. Ze verwerken de facturen dus automatisch en gelijk nadat ze binnenkomen. Een bijkomend voordeel is dat de robots geen facturen kwijtraken of rekenfouten maken.

5. Bots voor klantenservices en callcenters

Robots hebben ook de potentie om het werk van klantenservices en callcenters gemakkelijker te maken. Door robots in te zetten die de menselijke medewerker alle informatie op een presenteerblaadje voorschotelt, kan die laatste zijn klanten snel, vriendelijk en correct te woord staan.

Ook wordt voor de klantenservice vaak een samenwerking tussen RPA, chatbots en NLP ingezet voor het snel en automatisch afhandelen van klantverzoeken.

6. HR-bots

Op het eerste gezicht lijkt het werkveld van de human resources niet zo geschikt voor robotisering. Staat bij het werven van nieuwe collega’s de menselijke maat immers niet altijd voorop?

Toch kunnen RPA-software robots een waardevolle bijdrage leveren aan de perfectionering van het recruitmentproces. Ze nemen recruiters bijvoorbeeld veel papierwerk uit handen. Hierdoor kunnen HR-medewerkers zich juist richten op mensen in plaats van op de processen.

Met software robots is het mogelijk om formulieren te synchroniseren. Zo worden de gegevens van de kandidaat of nieuwe werknemer gelijk aangemaakt en op de juiste plaats opgeslagen. Vervolgens stuurt de software robot een mail met alle relevante persoonsgegevens naar de hr-manager.

EsperantoXL: experts in RPA

Je ziet het: RPA en slimme software robots vormen de sleutel tot het automatiseren van de back- en frontoffice van jouw bedrijf. Nieuwsgierig naar de mogelijkheden? Dan ben je bij EsperantoXL aan het juiste adres. Wij hebben veel ervaring met RPA en helpen je graag met het succesvol inzetten van software robots in de dagelijkse bedrijfspraktijk. EsperantoXL biedt maatwerk en laat de medewerkers van jouw bedrijf zien hoe je het beste uit software robots haalt.